タスクの意味・使い方やタスク管理のコツ5選｜切る/処理/チーム

タスクって何？タスクの意味とは？

タスクって何①直訳すると「仕事」「課題」「作業」となる

タスクって何という疑問に対しての答えの一つ目は、直訳すると「仕事」「課題」「作業」となります。普段からタスクという言葉を使わなければタスクって何といったところからはじまることでしょう。タスクという言葉は非常に抽象的な概念であり、それが指す物事は状況により大きく変わってきます。

そのためタスクって何と言われると一言でこれだと説明するのは非常に難しいのですが、その言葉が表すものに最も近い概念は「仕事」「課題」「作業」となり、状況によってはその内容を構成する物事を指し示す場合があります。この記事をしっかり理解することで、タスクって何？という質問に答えられるようになるでしょう。

タスクって何②期限を切ることで小分けにされた仕事やコンテンツを意味する

タスクって何という疑問に対しての答えの2つ目は、期限を切ることで小分けにされた仕事やコンテンツを意味します。「仕事」「課題」「作業」などを「タスク」という言葉で言い表すことがありますが、これらについて期限を切るものを特別にタスクと呼ぶ場合が少なくありません。

そのためタスクって何という疑問や質問に対しては「期限を切る」ということにプライオリティを置いて説明をすると分かりやすくなります。タスクって何と聞かれればその都度その回答をしなければなりませんが、多くの期限を切ることを意識したタスクが集まることで何かが完成したり、目標が達成されたりするのです。

そのためタスクって何と聞かれた時の模範的かつ一般的な回答としては「目標を達成させるために、期限をいくつかに切ることで単純化された仕事や物事」になります。物事をタスク化していくことで、個人において仕事が進めやすくなりますし、またチームで作業をシェアすることも容易になるのです。

タスクがつくビジネス用語5選

タスクがつくビジネス用語①タスク管理

タスクがつくビジネス用語の1つ目は「タスク管理」です。タスク管理という言葉は、タスクという言葉を使ったビジネス用語の中でも高い頻度で使われる表現です。タスク管理とは、一つの仕事やプロジェクトにおいて必要ないくつかの作業を管理することを意味する言葉です。タスク管理の巧拙が仕事の出来を左右するのです。

タスク管理は、一つ一つのタスクがうまくいっているか、また期限通りに進んでいるかを管理監督することです。管理者は多岐にわたりそのタスクを管理しなければならないので、タスクそのものをこなす人に比べて負担が大きく、またその責任を負っているので優秀な人が選ばれるのです。

タスクがつくビジネス用語②完了タスク

タスクがつくビジネス用語の2つ目は「完了タスク」です。完了タスクとはいくつかあるタスクの中でも、完了したものを指して使う言葉です。ほかにも「未完了タスク」「未処理タスク」といったものがあり、タスクそれぞれの進捗によりタスクが分類されることもあります。

タスク管理においてはどれが完了タスクか未完了タスクか、また完了タスクを集めた時に全体の進捗に届いているかどうかなどを管理する必要があり、完了タスクという言葉の概念は非常に重要です。いかに完了タスクを増やし、仕事やプロジェクト全体を効率良く完了させるかがビジネスの肝となるのです。

タスクがつくビジネス用語③タスク処理

タスクがつくビジネス用語の3つ目は「タスク処理」です。タスク処理とは、それぞれのタスクについて完了に向けて着手していくことを指します。完了タスクを増やすこと、またタスク処理の正確性や効率性がビジネスにおいては重要になってきます。

またタスク処理という言葉を使う場合のタスクはルーチンである場合も少なくありません。タスクという言葉は、その一つの物事が重要である場合と、重要度が高くない、ルーチンワークに近いものに分けられますが「処理」という言葉をあえて使う場合には、重要度がそう高くないタスクを指している場合が多くなっています。

タスクがつくビジネス用語④タスクチーム

タスクがつくビジネス用語の4つ目は「タスクチーム」です。タスクチームとは、一つのタスクの処理や完了を目指して集められたチームのことを指します。特にそのタスクが個人では処理できないような、ヘビーな内容である場合にはチームが集められ、複数人で完了に向けて動いていくことになります。

タスクがつくビジネス用語⑤タスクフォース

タスクがつくビジネス用語の5つ目は「タスクフォース」です。タスクフォースはタスクチームと同じように、あるタスクについて完了を目指して集められたチームのことを指すのですが、タスクチーム以上に結び付きが強く、またタスクチームが処理し完了させるタスクよりも重要度が高いものに着手する場合に結成されます。

タスクフォースが着手するタスクはプロジェクト型のものが多く、またそのタスク内容の出来により目標の達成が大きく左右されるようなことが少なくありません。

同じようにチームで編成されているタスクチームとタスクフォースですが、即興で組まれたグループがタスクチームであり、重要タスクについて計画的に招集をかけられたチームがタスクフォースとなります。タスクフォースとタスクチームの違いはしっかり認識しておきましょう。

タスクの使い方・使われる時の例文は？

タスクの使い方や使われる時の例文①タスク処理の方法を議論する場合

タスクの使い方や使われる時の例文の1つ目は、タスク処理の方法を議論する場合を紹介します。タスク処理の方法を議論する場合の使い方としては「こんな初歩的なタスク処理に戸惑っている場合ではない。これから難しい局面が往々にして想定されるのだから、もっと効率を上げるべきだ。」となります。

タスク処理という言葉が使われる場合には、プライオリティが低いタスクを指す場合が多いため、例文のような使い方をすることが少なくありません。タスク処理は効率が求められる場面が多くなります。

タスクの使い方や使われる時の例文②タスクを促進する場合

タスクの使い方や使われる時の例文の2つ目は、タスクを促進する場合を紹介します。タスクを促進する場合の使い方としては「タスクの進捗は順調ですか。期日内の完了を目指して、もしも遅れが出そうな場合は早めに報告をお願いします。」といった形で使います。

ただ単に「期日内に絶対に終わらせてください」と言うこともできるかもしれませんが、有効ではありません。タスク管理においては遅れが出る場合にはそれを早めに把握し、手を打つことが重要です。その遅れに気付かないタスクが多くなってくると、仕事やプロジェクト全体にずれが出てくるものなのです。

タスクの使い方や使われる時の例文③多くのタスクをこなす場合

タスクの使い方や使われる時の例文の3つ目は、多くのタスクをこなす場合を紹介します。多くのタスクをこなす場合の使い方としては「未処理タスクは来週ですべて完了の予定です。また完了タスクについてはご確認いただき漏れやミスがありましたらご指摘ください。そちらから優先的に対応いたします。」となります。

多くのタスクをこなす場合の使い方としては、タスクを例文のようにタスクを属性分けして議論することが多くなります。このようなタスクという言葉の使い方はビジネスにおいて重要です。

タスク管理がうまくなるコツ5選

タスク管理がうまくなるコツ①タスク整理を行う

タスク管理がうまくなるコツの1つ目は、タスク整理を行うことです。タスク管理においてまず重要なのは、すべてのタスクを把握することであり、最初からタスクの把握に漏れがあれば、仕事やプロジェクト全体の進捗を遅らせることになります。管理できていないタスクというものは絶対に出さないようにしなければなりません。

タスク管理がうまくなるコツ②優先順位をつける

タスク管理がうまくなるコツの2つ目は優先順位をつけることです。タスク管理においては優先順位をつけることが重要で優先順位に応じて管理していくと、仕事やプロジェクトをしっかりとマネジメントしていけるものなのです。タスク単品で優先順位を付けるのが難しければカテゴリ別で大まかにでも優先順を付けるべきです。

ちなみに下記の関連記事ではタスクの整理や優先順位を付けるのに便利な作業手順書というものの書き方や作り方が紹介されています。ビジネスにおいて、タスク管理をどのように行うかのヒントになる内容になっています。こちらもタスク管理の内容とともに確認しておきましょう！

作業手順書の書き方・作り方｜作成のコツとテンプレートサンプルも

仕事や学校などで作業手順書を作る機会も多いと思います。しかしいざ作ろうとしても、書き方や作り方の方法が分からないという方も多いですよね。こちらの記事では、...

タスク管理がうまくなるコツ③複数人にタスクを振り分ける

タスク管理がうまくなるコツの3つ目は、複数人にタスクを振り分けることです。タスクの振り分けの仕方によって、仕事やプロジェクトにおける効率が大きく変わってきます。特に特定の人物にタスクが集まらないように、複数人に分散させることが大切です。

何故なら特定の人物にタスクが重なると、その人物に体調不良等のイレギュラーがあれば仕事やプロジェクトの完了に大きく影響してしまうからです。タスクを振り分けることでそれがリスクヘッジにもなるのです。

タスク管理がうまくなるコツ④大目標の達成から逆算して期日を切る

タスク管理がうまくなるコツの4つ目は、大目標の達成から逆算して期日を切ることです。タスク管理においては目標の達成やプロジェクトの完成から逆算して期日を切ること、またその期日を忠実に守りながらひとつひとつのタスクを進めていくことが重要です。期日管理の巧拙がタスク管理の巧拙と言っても過言ではありません。

タスク管理がうまくなるコツ⑤進捗を報告してもらう

タスク管理がうまくなるコツの5つ目は、進捗を報告してもらうことです。タスク管理においては、管理する側と管理される側の期日や内容についてしっかりフィックスしている状態が重要です。そのため、細かく進捗を報告してもらうことで、タスク管理が順調になります。

報告がない場合は、報告がない旨も伝えつつ報告を催促する必要も出てきます。ただし管理する側がいちいち報告を催促するような状況は好ましくないため、進捗の報告までそのタスクの処理に盛り込むような形にすると、お互いに報告の負担が減ることになるので、そのようなフローを考えておくとタスクが順調に進みます。

PC用語でタスクがつく機能の意味は？

PC用語でタスクがつく機能①マルチタスクとは複数項目の処理

PC用語でタスクがつく機能の1つ目ですが、マルチタスクとは複数項目の処理を意味します。例えばPCでは音楽をかけながらCADで作図をし、さらに同時に動画をダウンロードできます。これがマルチタスクです。コンピューターのマルチタスクは現在では当たり前ですが、昔のコンピューターではこれができませんでした。

また、マルチタスクは現在だとPC用語ですが、人間がいくつかの仕事や作業を同時並行で行う場合もマルチタスクという言葉が使われることがあります。人間はマルチタスクを行うと集中力が分散され、効率が良くないとされるのが一般的ですが、マルチタスクをこなすことがその人の能力の評価だとする人も存在します。

PC用語でタスクがつく機能②タスクバーとはよく使う機能のショートカット

PC用語でタスクがつく機能の2つ目ですが、タスクバーとはよく使う機能のショートカットを指します。例えばパソコンでインターネットを見る時に、よく使う検索サイトやブログ等のアイコンや表示が横並びや縦並びになっていて、そこからワンクリックでそのサイトまで飛ぶことができますが、これがタスクバーです。

タスクバーはインターネット以外でも、パソコンで使われる仕事用のソフトでも独自のタスクバーが数多く存在しています。マルチタスクやタスクバーのように、タスクという言葉はPC用語においてもごく一般的に使われるようになっているのです。

タスクを理解してビジネスに役立てよう！

タスクという言葉を理解することで、ビジネスにおける表現力が向上し、またタスクそのものの概念を理解することで仕事の効率化を図ることもできるでしょう。ここではタスク管理のコツやタスクという言葉を使ったビジネスやコンピューター関連の用語を紹介してきましたが、どれもビジネスにおいては重要な内容です。

しかしながらこの記事を読んだだけでタスクという言葉について完全に理解することができるということはないでしょう。その言葉や考え方を実践で使ってはじめてタスクという言葉の使い方や概念が自分のものになります。タスクという言葉を使うことやその概念をビジネスに取り入れることを、早速実践してみましょう！