見積もり依頼メール&文書の例文10選|ビジネス・書き方・テンプレート

見積もり依頼のビジネスメールの送り方や書き方、そして送る際のマナーまで幅広く紹介していきます。見積もりをお願いする場合のマナーや例文に加え、こちら側が見積もりを送る際の送付状テンプレートまで掲載しています。ビジネスパーソンとしては是非見ておきたい内容になっています!

見積もり依頼|見積もりを取る・見積もりを出す流れは?

見積もり依頼で見積もりを取る流れ①依頼先を絞り込む

真剣な女性

見積もり依頼で見積もりを取る流れの1つ目は、依頼先を絞り込むことです。見積もりは特定の一社に対して出すこともありますが、基本的には相見積もりといって、同じ見積もり依頼を複数社に対して出すのが基本となります。そのため、その依頼先をいくつか選定する必要があるのです。

これは一社に見定めていたとしても必要になる場合が少なくありません。何故なら、どこに頼むかを決めていたとしても、その一社の見積もりだけではその会社に頼むメリットを説得しづらいからです。他社の見積もりと比べて価格やクオリティにアドバンテージがあることを示すことで、その会社に決める根拠が生まれます。

また、もしも相見積もりをせずに一社に発注をしていると、談合しているのではないかなどの嫌疑をかけられてしまうこともありますので、基本的に見積もりという言葉を聞いたら、相見積もりを想定する方が良いと言えます。

見積もり依頼で見積もりを取る流れ②内容や予算をまとめる

2人での仕事

見積もり依頼で見積もりを取る流れの2つ目は、内容や予算をまとめることです。内容や予算をまとめることで、相手に対して分かりやすく見積もりを出すことができます。逆にこの部分をおろそかにすると、見積もり依頼後のやり取りが増え、自分だけでなく相手の手間まで増やしてしまうこととなります。

そのため見積もり依頼を出す前には、見積もり依頼の内容について相手が一発で見積もりを出せるに内容になっているのかをしっかり検討する必要があります。

見積もり依頼で見積もりを取る流れ③見積もり依頼を相手方それぞれに送信

仕事をする男性

見積もり依頼で見積もりを取る流れの3つ目は、見積もり依頼を相手方それぞれに送信することです。見積もり依頼を相手方に送信して返信を待つこととなるのですが、その間相手から質問が来たら迅速に返信するようにします。

【メール】見積もり依頼|ビジネスメールの書き方とマナーは?

見積もり依頼のビジネスメールの書き方①相見積もりであればその旨を記す

2人での仕事

見積もり依頼のビジネスメールの書き方の1つ目は、相見積もりであればその旨を記すことです。他社にも見積もりを出していると伝えるのは失礼にあたると感じるかもしれませんが、社会では一般的に行われている行為であり、これは失礼にあたる行為ではないので、堂々と相見積もりである旨を記すようにしましょう。

逆に相見積もりであることを記さずに、後から違う会社等を経由してその見積もりが相見積もりであることを知ったり、相手側に対して見積もり後それとなく断ったりする方が相手に対して失礼にあたるので注意が必要です。

見積もり依頼のビジネスメールの書き方②依頼するか未定であることを記す

朝日と会社員

見積もり依頼のビジネスメールの書き方の2つ目は、依頼するか未定であることを記すことです。見積もり依頼については、依頼文の内容を間違うと、相手は自分に発注をしてくれる前提で動くこととなります。あくまでも見積もり依頼のみであることを示すことで、相手との意思疎通をしっかり行うことができます。

見積もり依頼のビジネスメールの書き方③いつまでに確定するかを記す

仕事をする女性

見積もり依頼のビジネスメールの書き方の3つ目は、いつまでに確定するかを記すことです。これは非常に重要な要素であり、この部分が抜けてしまうと相手との意思疎通がうまくいかなかったり、トラブルになってしまうことが少なくありません。何故なら、相手を長く待たせるリスクがあるからです。

相見積もりについては期限を設定しないと、複数依頼をしたいくつかの会社がすべて見積もりを送ってきてから検討に入り、そしてその後に依頼をしたり、依頼をしない会社にはお断りのメールを送ることになります。自社では普通だと思っていても、他社ですごく待たされると感じていることもあるかもしれません。

しかしいつまでに確定するかをしっかり盛り込んでおくことで、先方もいつまで待てばいいのか明確に分かるので、催促する必要がなくなります。このように期限を設定してその通りに動くことで、例えお断りしたとしても良好な関係を継続することができます。

見積もり依頼のビジネスメールのマナー①断る場合には丁重に

謝る女性

見積もり依頼のビジネスメールのマナーの1つ目は、断る場合には丁重にすることです。ちなみにお断りのメールを送らないことはマナー違反になります。そのため、相手に対して見積もりを見て発注を断る場合には必ず丁重で心が込められたメールを送るようにしましょう。それが良い関係性を続けていく秘訣です。

ちなみに下記の関連記事は目上の人や上司にビジネスメールを出す際の書き方やマナーが紹介されているおすすめの内容です。基本的に丁寧なメールは目上の人へ書くビジネスメールのマナーを押さえておけば大丈夫ですので、参考にしてください。

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見積もり依頼のビジネスメールのマナー②今後のお付き合いも意識する

3人の会社員

見積もり依頼のビジネスメールのマナーの2つ目は、今後のお付き合いも意識することです。例えば「今後ともよろしくお願いいたします」「またよろしくお願いいたします」「次回よろしくお願いします」などの挨拶を付けることでそれを実現することができます。

【メール】見積もり依頼|ビジネスメールの文例5選

見積もり依頼のビジネスメールの文例①書き出し

4人での握手

見積もり依頼のビジネスメールの文例の1つ目は、書き出しを紹介します。書き出しについては「いつもお世話になっております。××につきまして添付の通り見積もりをお願いしたくご連絡いたしました」といった形になります。

ビジネスメールの形式に添った形で要件を簡潔に送ります。また、お礼やお詫びすることがあれば冒頭に持ってくるとより丁寧な印象のメールになります。

見積もり依頼のビジネスメールの文例②依頼の詳細の書き方

仕事をする男性

見積もり依頼のビジネスメールの文例の2つ目は、依頼の詳細の書き方を紹介します。依頼の詳細の書き方は「今回の依頼につきましては納品する商品がいつもより限定されてきますし、また納期も商品ごとに異なりますので、内容をご確認の上お見積りをいただけましたら幸いでございます」といった形で書き、詳細を続けます。

また、詳細な依頼をする場合に気をつけなければならないのは、書き方を間違うと相手は依頼をしてくれるものだと勘違いをして進め、発注まで進めてしまいトラブルに発展することがありますので、このような場合はあくまでも見積もり依頼だけで発注するかはあとで連絡すると、いつも以上にしっかり明記することです。

見積もり依頼のビジネスメールの文例③条件の添え方

2人での仕事

見積もり依頼のビジネスメールの文例の3つ目は、条件の添え方を紹介します。条件の添え方については「見積もりは10日までにいただけましたら幸いでございます。また、詳細に記載した通り3パターンの見積もりをいただけましたらありがたく存じます」といった形になります。納期は相手にしっかりと伝える必要があります。

見積もり依頼のビジネスメールの文例④特記事項の伝え方

振り返る女性

見積もり依頼のビジネスメールの文例の4つ目は、特記事項の伝え方を紹介します。特記事項を伝える場合には「なお、弊社予算につきましては100万円を想定しておりますので、その範囲内でお見積りをいただけましたらありがたく存じます」といった形になります。

予算が限られている場合や、いつもより商品の条件が限定されている場合には、このように特記事項を付け足すことで、相手方はこちらの要望に合った見積もりを出しやすくなります。特に予算は毎回付け加えなければならないものではありませんし、予算を入れることがネガティブな印象になることもありますので注意が必要です。

見積もり依頼のビジネスメールの文例⑤文書の締め方

2つの手帳

見積もり依頼のビジネスメールの文例の5つ目は、文書の締め方を紹介します。文章を締める際には「以上が見積もりに関するお願いの内容でございます。大変お手数ではございますが、よろしくお願いいたします」といった形で締めると、相手に丁寧で誠実な印象を与えることができます。

【送付状】見積もり依頼|ビジネス文書の書き方とマナーは?

見積もり依頼の送付状の書き方①形式に添って分かりやすく

真面目な女性

見積もり依頼の送付状の書き方の1つ目は、形式に添って分かりやすく書くことです。見積もりの書き方は例文を挙げて説明してきましたが、あまりオリジナリティを出さず、形式に添って書くことで相手に読みやすい依頼メールになります。追ってテンプレートも紹介してますのでそちらも参考にしてください。

見積もり依頼の送付状の書き方②簡潔な内容を心がける

腕を組む男性

見積もり依頼の送付状の書き方の2つ目は、簡潔な内容を心がけることです。複雑な見積もり依頼もあるかもしれませんが、基本的に見積もり依頼については簡潔に相手に伝えることを心がけましょう。何故なら複雑で分かりづらい依頼内容だと相手とのやり取りが増え、お互いに手間になってしまうからです。

見積もり依頼の送付状のマナー①ビジネスマナーを遵守する

胸を張る女性

見積もり依頼の送付状のマナーの1つ目は、ビジネスマナーを遵守することです。相手に対してビジネスマナーを重視することは、見積もり依頼の時に限らずビジネスにおいては重要なことです。相手に失礼がないよう、ビジネスマナーを再度見直してみましょう。

見積もり依頼の送付状のマナー②概要と詳細を別々で見れるようにする

2人での仕事

見積もり依頼の送付状のマナーの2つ目は、概要と詳細を別々で見れるようにすることです。送付状を送る場合には見やすさと簡潔さが重要です。そのため概要と詳細を分けると、まず概要を見てから詳細に目を移すこととなるので理解が早くなるのです。

【送付状】見積もり依頼|ビジネス文書のテンプレート5選

見積もり依頼の送付状テンプレート①基本的な形式のもの

笑顔の女性

見積もり依頼の送付状テンプレートの1つ目は、基本的な形式のものを紹介します。特段注意事項がなければ、基本的な内容を押さえているスタンダードな書式の送付状が一番使いやすいと言えます。見積もり送付状のテンプレートについては、特に凝ったものである必要はありませんし、見やすさと分かりやすさが重要です。

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見積もり依頼の送付状テンプレート②シンプルな内容

歩く会社員たち

見積もり依頼の送付状テンプレートの2つ目は、シンプルな内容のものを紹介します。この見積もり送付状は非常にシンプルなものであり、あくまでも添え状として形式的に送るだけにしたい場合にはおすすめのテンプレートです。送り状がシンプルだとすぐに見積もりに目を通したくなるというメリットがあります。

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見積もり依頼の送付状テンプレート③手書きでコメント追加できる形式

握手の光景

見積もり依頼の送付状テンプレートの3つ目は、手書きでコメント追加できる形式のものを紹介します。見積もりを依頼される場合には相見積もりであることが少なくありません。もしも提案の価格やクオリティに差がない場合には、心が込められたコメントが決め手になる場合が少なくないので一手間加えたいならおすすめです。

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見積もり依頼の送付状テンプレート④カラー印刷で使えるもの

2人の女性

見積もり依頼の送付状テンプレートの4つ目は、カラー印刷で使えるものを紹介します。見積もりの送付状は凝ったものである必要はないのですが、カラーで送ると他社と差別化できる場合も少なくないので、こういった見積書の導入も考えてみましょう。

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見積もり依頼の送付状テンプレート⑤レイアウトが凝っているもの

腕を組む男性

見積もり依頼の送付状テンプレートの5つ目は、レイアウトが凝っているものを紹介します。派手で目を引くようなものではないものの、ちょっとでも独特なロゴやイラストが入っていると、他社と差別化できるテンプレートになります。こういったテンプレートを使うのも一考ですので、参考にしてみてください。

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見積もり依頼|初めて送付するときの注意点は?

初めて見積もりをお願いする時の注意点①丁重な挨拶を心がける

立つ女性

初めて見積もりをお願いする時の注意点の1つ目は、丁重な挨拶を心がけることです。始めて見積もりをお願いする場合には最初の依頼文の内容によって、相手への印象が決まってくることになります。そのため始めての見積もりでは極力丁寧にお願いをする必要があります。

初めて見積もりをお願いする時の注意点②依頼内容は詳細かつ分かりやすく

ミーティングの風景

初めて見積もりをお願いする時の注意点の2つ目は、依頼内容は詳細かつ分かりやすくすることです。初めての場合は他の取引先が暗黙の了解でやってくれていることでも、しっかりメール内容に記載してお願いをする必要があります。

初めて見積もりをお願いする時の注意点③文章だけで伝わらない部分は会話で

真面目な男性

初めて見積もりをお願いする時の注意点の3つ目は、文章だけで伝わらない部分は会話でしっかりと伝えることです。初めて見積もりを依頼する場合には形式にこだわるだけではなく、どうすれば相手にしっかり伝わるのかを考える必要があります。そのためメールで伝わらない部分は会話で伝える必要があります。

見積もり依頼の送り方をマスターしてビジネスパーソンとして成長しよう!

見積もり依頼をはじめとしたビジネスメールやビジネス文書を作成できると、ビジネスでの信頼度が大幅にアップします。ここでは見積もり依頼の注意点を説明し、見積もり依頼の文章を例文も挙げて紹介してきました。ここで学んだ依頼メールのコツを、いち早くビジネスに役立ててもらえたらうれしいです!

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