社内・社外用顛末書の例文は？テンプレートの紹介や経緯・謝罪の書き方も

顛末書の意味とは？

顛末書の意味：ビジネス文書の一つ

顛末書の意味、1つ目にご紹介するのは、顛末書のビジネス文書としての面についてです。顛末書とは、一般的にビジネス文書としての扱いをされており、ビジネスシーンで使われる書類の一つです。ビジネス文書ですから日常生活で顛末書が登場する場面や書かなければならないシーンはほぼ無いでしょう。

ビジネス文書には様々なものがあります。社会人であればビジネス文書に触れる機会は多いですし、書き方や提出の仕方をしっかり理解できていないと恥をかく羽目になってしまいますよね。ビジネス文書は仕事で使う書類なのでその扱いや書き方には慎重になる必要があります。

もちろん顛末書も同様です。また、顛末書は後ほどご説明しますが、自分の不祥事やミスを謝罪する書類ですから、より慎重に神経質になって書く必要があります。間違った書き方や提出の仕方をしてしまうと顛末書を書いても余計火に油を注ぐ結果になりかねませんから注意が必要です。

顛末書の意味：ミスや不祥事に対しての報告書や謝罪を書くもの

顛末書の意味、2つ目にご紹介するのは顛末書を書く理由についてです。顛末書はビジネス文書ですが、生涯の中で書かない方がいいビジネス文書でもあります。なぜなら顛末書は自分が犯したミスや不祥事を会社や上司に対して謝罪するための文書だからです。いくらビジネス文書でも謝罪の文書は書きたくないですよね。

しかし人間ですからミスをしてしまうこともあるでしょう。そんな時はミスをしたことよりもその後の対応が物を言います。ミスを認めて誠意のある対応をすることによってその後のあなたの評価は変わってきます。ミスをしたなら無視をせず顛末書にことのあらましをまとめて謝罪の気持ちを表す必要があります。

顛末書の意味：ミスの経緯について説明する側面が大きい

顛末書の意味、3つ目にご紹介するのは顛末書を出す意味合いについてです。顛末書に似た文書に始末書というものがあります。始末書と言うのはミスや不祥事に謝罪する側面が大きいのですが、顛末書は謝罪するだけでなく、なぜそのミスが起こったのか経緯を説明する側面を大きく含んでいます。

時系列や何故その不祥事やミスが起こってしまったのかというのを客観的に分かりやすくまとめあげ、社内や上司に提出することであなたが起こしたミスや不祥事を共有し、今後そのようなことがないように活かして行くという側面があります。経緯を書くだけでなく、もちろん謝罪の旨もしっかり書く必要があります。

ビジネス文書と言うのは様々な種類があります。きちんと書き方を知っていないとビジネスの上で恥ずかしい思いをすることになってしまいますよね。以下の記事ではビジネス文書の一つであるお礼状についてその書き方やお中元での例文もまとめられていますから合わせて読んでおくと便利ですよ。

お礼状の書き方は？ビジネスやお中元の例文・手紙や横書きの場合も

お礼状の正しい書き方についてご存知でしょうか。この記事では、手紙として横書きでお礼状を送る場合や、ビジネスとしてお礼状を送る場合など、目的別にお礼状の書き...

【社内・社外】顛末書のテンプレートは？

社内顛末書のフォーマットテンプレート

社内顛末書のフォーマットテンプレートで重要なのはなぜそのミスや不祥事が起こってしまったのか。というミスの経緯を説明する部分にあります。まずは「この度、（自分の名前）が起こしました不祥事に関しまして下記の通りご報告致します。」というフォーマットテンプレートから始めるようにしましょう。

そしてその後、ミスや不祥事の経緯について客観的にまとめる必要があるのですが、この場合箇条書きで書いても問題ありません。「いつ」「どこで」「何が」「どうして起こったのか」となるべく詳しく簡潔にまとめるようにしましょう。そして、ミスの経緯の説明を書き終えたら謝罪の旨を記す必要があります。

「何故ミスが起こってしまったのかの自分的見解」「それを踏まえて今後どうするべきかの対応策」などを明記し、二度と同じような不祥事が起こらないようにする姿勢をみせましょう。そして謝罪の旨をしっかりと書き、反省している誠意を見せるようにしましょう。以下のリンク先のテンプレートを参考にしましょう。

社外顛末書のフォーマットテンプレート

社外顛末書のフォーマットテンプレートをご紹介します。先ほどは社内顛末書についてフォーマットテンプレートをご紹介しました。その際、社内顛末書ではなぜそのミスや不祥事が起こってしまったのか経緯を説明する側面が大きい文面でしたよね。しかし社外顛末書ではそうはいきません。

取引先やお客様に向けて社外顛末書を書く場合には、謝罪の意思を全面的に押し出す必要があります。まず「この度は私のミスにより、（相手の名前）様に多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした」というフォーマットテンプレートからスタートする必要があります。

その後は何故そのミスが起こってしまったのかをなるべく丁寧に書くことによって、取引先やお客様に納得して頂く必要があります。社外に顛末書を書く場合には自分の誠意をしっかりと見せて謝罪の意思を押し出して行くことが重要なポイントになってきます。以下のリンク先のテンプレートを参考にしましょう。

【社内】顛末書の書き方・例文は？

社内顛末書の書き方書式・例文①不祥事

社内顛末書の書き方書式・例文、1つ目にご紹介するのは不祥事に関してです。例えばデータの改ざんや横領などの不正行為について顛末書を書く場合にはその当事者の処分についてまで書く必要があります。不祥事はミスとは違いペナルティが課されるものですからその結果まで顛末書に記しましょう。

「この度、私が起こしました不祥事に関しまして、その経緯と処分について下記の通りご報告致します。」という文面から始まり、その下には不祥事の概要と経緯、課された処分と不祥事の原因、不祥事に対する対応などを明記しましょう。社内向けの顛末書は謝罪よりも報告の側面が大きいですからなるべく詳しく記載しましょう。

社内顛末書の書き方書式・例文②商品のミス

社内顛末書の書き方書式、例文2つ目にご紹介するのは商品のミスについてです。例えばあなたが担当している部署の商品にクレームがあったとします。実際に会社側に非があり顛末書を出さなければならないと仮定して書き方の書式フォーマットテンプレートと例文を見ていきましょう。

まず最初は「この度起こりました品質管理ミスにつきまして、その原因と再発防止の対策を下記の通りご報告致します。」と簡潔にこの顛末書に何が書かれているのかをまとめる文章から始めましょう。その後は「いつ」「なぜ発覚したのか」などを詳しく経緯をまとめあげ、ミスの原因究明の結果や再発防止案をまとめます。

顛末書は個人が会社や上司に提出するものだとのイメージが強いかもしれませんが、このケースのように部署全体の顛末書として社内に提出する場合もあります。その場合には謝罪よりも報告書としての面が強く、原因や今後の対応策に関して明記されている必要があります。注意しましょう。

社内顛末書の書き方書式・例文③取引のミス

社内顛末書の書き方書式・例文、3つ目にご紹介するのは取引のミスに関してです。この場合宛名は「代表取締役社長〇〇様」と社長宛にしましょう。もちろん顛末書は重要なビジネス書類ですから自分の名前の横に捺印を押すようにしましょう。

まずは「この度〇〇株式会社との新規プロジェクトに関する会議にて発生した問題と現状の対策、今後の再発防止にご報告致します。」とし、その後にいつ起こった問題なのか、何故起こってしまったのか、相手は何と言っているのか、どのような対応をしているのかなどを分かりやすく詳しくまとめるようにしましょう。

ビジネスシーンで重要となるのは何も書類の書き方だけではありません。ビジネスマナーとしての行動も重要になってきます。以下の記事では手土産の渡し方についてビジネスの面から解説してあります。どのような形で渡せばいいのか、どのような言葉で渡すのが適切なのかなどもまとめてありますよ。

手土産の渡し方のビジネスマナーは？言葉・渡すタイミング・紙袋も

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【社外】顛末書の書き方・例文は？社内用とどう違う？

社外顛末書の書き方・文例：納期遅れ

社外顛末書の書き方・例文、1つ目にご紹介するのは納期遅れに関する顛末書の書き方と文例です。まず社外向けの顛末書を書く場合には謝罪の面が大きいと先ほどご紹介しました。しかし、ただ謝罪するだけではなく謝罪を全面的に出したうえでなぜそのような事が起こったのかの説明も必要です。

社外向けに顛末書を書く場合は宛名を相手の会社の代表取締役社長の名前とし、「この度はわが社のミスによって御社には多大なご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんでした。つきましては御社と取引させて頂いております（商品名）の納期が大幅に遅れた原因と再発防止をご報告致します。」と始めましょう。

社外顛末書を提出するのは珍しい

社外顛末書の書き方と文例、社外顛末書を出すことについてご紹介します。一般的に顛末書は社内向けに出す事が多いビジネス書類です。なぜなら先ほどご紹介したように顛末書は謝罪よりも不祥事の経緯を説明する側面の大きい書類だからです。

ですから不祥事やミスを社外に向けて提出するというのは極めて珍しいケースだと言えます。似たような状況の場合、社外向けでは詫び状などを提出する場合が多いでしょう。しかし納期の遅れなど何故そうなってしまったのか原因を明確にした方がいいケースの場合は顛末書を社外でも提出するパターンがあります。

書き方としては、社内顛末書と大差はありません。なぜこのような不祥事が起こってしまったのかを客観的に詳しく時系列などを交えて書くようにしましょう。またお詫びの言葉も冒頭にしっかり挿入するようにしましょう。

社外顛末書を提出するケース

社外顛末書の書き方と文例、3つ目にご紹介するのは社外顛末書を提出するケースについてです。社外顛末書を提出するのは珍しいと先ほどご紹介しましたが、顛末書を社外に向けて提出する場合、そのパターンがいくつか存在します。まずは、子会社の社員が顛末書を親会社向けに書く場合です。

さらに、グループ会社の一つが他のグループ会社に向けて顛末書を書く場合があります。会社自体は別だけれども、母体が同じであったりなど何かしら関連のある場合には社外でも顛末書を提出する場合があるのですね。また、個人が公的機関に提出する顛末書も存在します。

例えば「運転免許所紛失顛末書」は運転免許証を紛失してしまった際に、再交付のお願いを出す際に必要となる顛末書です。このようにビジネスシーンから離れて個人が公的機関に顛末書を提出するパターンもあります。

【社内・社外】顛末書の提出の仕方は？

社内顛末書の提出の仕方：便箋と封筒で書く

顛末書の提出の仕方、1つ目にご紹介するのは便箋と封筒についてです。顛末書は重要書類ですから書き方やフォーマットも例文を参考にしっかり則って書かなければなりません。それは用紙も同じです。手書きでは無くて叶いませんが、A4サイズの用紙に書き、封筒にいれて提出しましょう。

社外顛末書の提出の仕方：切手や宛名に注意

社外顛末書の提出方法ついてご紹介します。社外顛末書も基本的には社内顛末書と書き方は同じです。ただ、社外顛末書には切手や宛名が必要となります。切手はなるべく少ない枚数で貼り、宛名は誰にあてて書くのかなどをはっきりさせ「様」など正しいマナーに則って書くように注意が必要になります。

いざという時の為に顛末書の書き方を覚えよう

いかがでしたか？顛末書はできるならば書きたくない書類です。自分のミスや不祥事がなぜ起こってしまったのか経緯を共有し、再発防止に向けるための書類ですからその意味をしっかり理解し、テンプレートやフォーマット、例文を活用し何かあった時にはスムーズに顛末書をかけるようにしておいても損はありませんよ。