カバーレターの日本語の書き方は？テンプレート5選！履歴書や意味も

カバーレターとは？カバーレターのメリットも

カバーレター（送付状）とは履歴書などの送付時の添え状の意味を持つ書類

カバーレター（送付状）とは「履歴書などの送付時の添え状の意味を持つ書類」のことです。本来、書類など仕事に必要なものを手渡しする場合には、ただ手渡しをするだけでなく一緒に相手の方への挨拶をします。

しかし、書類などを郵送やファックス、メールで送る場合には直接挨拶することが難しいので挨拶代わりの文などを入れた添え状としてカバーレター（送付状）を送ることがビジネスマナーとなっています。

カバーレター（送付状）のメリット①就活で履歴書を送る際の印象付けになる

1つ目のカバーレター（送付状）のメリットは「就活で履歴書を送る場合に添付することで印象付けになる」ということです。就活で履歴書を送る場合、カバーレター（送付状）の添付を指示されていない場合でも、同封されていることでビジネスマナーを守れることをアピールに繋げることができます。

カバーレター（送付状）のメリット②事務処理の効率化に繋がる

2つ目のカバーレター（送付状）のメリットは「事務処理の効率化に繋がる」ということです。カバーレター（送付状）には同封する書類の概要が記載されているので、受け取った人が中身を詳しく読むことなく事務処理の優先順位を決めることができて事務の効率化に繋げることができます。

また、送付する紙や物の量も記載されていますので、送付する側も送る前に紙の枚数や物の量に漏れがないか簡単にチェックすることができて便利です。

日本語でカバーレターの書き方は？

日本語でカバーレター（添え状）の書き方①送付年月日や宛名を記載する

日本語でカバーレター（添え状）の書き方のうち、1段階目は「送付年月日や宛名を記載する」という作業になります。具体的な書き方は以下の通りとなっています。

なお、郵送する場合には送付年月日の日付はポストへ投函する日にすることが通例です。また、相手の方の名前や氏名については名刺を参考にすると正確な情報を記載することができておすすめです。

日本語のカバーレター（添え状）での送付年月日や宛名の書き方

1. 1右上に送付年月日を記載する。
2. 2左上に相手の方の会社名や氏名を記載する。
3. 3相手の方の情報を記載した部分よりも下に左揃えで、自分の会社名と氏名を記載すればOK！

日本語でカバーレター（添え状）の書き方②タイトルと挨拶文を記載する

日本語でカバーレター（添え状）の書き方のうち、2段階目は「タイトルと挨拶文を記載する」という作業になります。具体的な書き方は以下の通りです。

なお、タイトルについては「…について」など誰でも分かるような簡潔なタイトルをつけるようにしましょう。また、他の文字よりも少し大きめのサイズで記載するのが定番です。

日本語のカバーレター（添え状）でのタイトルや挨拶文などの書き方

1. 1中央部分か左から2文字程度開けた場所にタイトルを記載する。
2. 2頭語として、「拝啓」に季節の挨拶やビジネス文書での定番の挨拶を加えた文を加える。
3. 3本文を記載する。
4. 4結語として、本文の右下に「敬具」と記載すればOK！

日本語でカバーレター（添え状）の書き方③送付内容を記書きする

日本語でカバーレター（添え状）の書き方のうち、最後となる3段階目は「送付内容を記書きする」という作業になります。具体的な書き方は以下の通りです。今回ご紹介する記書きは、カバーレター（添え状）をはじめとするビジネス書類では定番の書き方となっています。

日本語のカバーレター（添え状）での送付内容の書き方

1. 1中央に「記」と記載する。
2. 2「記」と記載した下に箇条書きで送付する書類や物とその量を記載する。
3. 3右下に「以上」と記載すればOK！

なお、以下の記事ではこの項目で登場した「記」や「以上」の文書やビジネスメールでの使い方などが紹介されています。「記」や「以上」の使い方についてもっと詳しく知りたいと言う方はこちらの記事もぜひチェックしてみてくださいね。

記・以上とは？文書での位置や使い方・ビジネスメールでの書き方も

記・以上というのは、ビジネス文書やメールでもよく使います。どこに記を入れて、どこに以上を入れるのか正しい位置や使い方も重要になってきます。今回は、記・以上...

日本語でカバーレターを書くときの注意点5つ

日本語でカバーレターを書くときの注意点①横書きで作成する

1つ目の日本語でカバーレターを書くときの注意点は「横書きで作成する」ということです。カバーレターは横書きで作成するのが一般的となっています。また、横書きで作成することで履歴書など一緒に送る書類との統一性が出るので、まとまりがあるように見せることもできます。

日本語でカバーレターを書くときの注意点②語尾や誤字脱字に注意

2つ目の日本語でカバーレターを書くときの注意点は「語尾や誤字脱字に注意する」ということです。カバーレターは、ビジネスレターであることはもちろん、受取人の方への挨拶がわりに送る書類になりますので、語尾にはですます調である敬体を使うようにしましょう。

また、誤った言葉遣いがされていると、内容が良くてもイメージダウンにつながってしまう恐れがありますので誤字脱字にも注意が必要です。語尾の間違いや誤字脱字を防ぐためにも、カバーレターを作成したら、数時間後に再度内容をチェックしたり他の人にチェックを依頼するのがおすすめです。

日本語でカバーレターを書くときの注意点③略語を使わない

3つ目の日本語でカバーレターを書くときの注意点は「略語を使わない」ということです。カバーレターを含めて、正式なビジネス書類で略語を使うことはタブーとなっています。

このため、新卒採用を希望する就活生の方は履歴書と同封するカバーレターに自分の情報を記載する際に大学名や学部名を省略しないように注意しましょう。また、「株式会社」など一般的に括弧書きを使って省略されることが多いワードも、カバーレターなどのビジネス書類では略さないことになっています。

日本語でカバーレターを書くときの注意点④前略や早々は使わない

4つ目の日本語でカバーレターを書くときの注意点は「前略や早々は使わない」ということです。カバーレターには挨拶文を記載するときに、頭語として「拝啓」、結語として「敬具」を記載することになっているとご紹介しましたが、それらと似たワードに「前略」や「早々」があります。

しかし「前略」や「早々」は、送付する文書での挨拶文を省略する場合に使う言葉です。カバーレターは、挨拶文を記載するビジネス書類ですので誤って使わないようにしましょう。

日本語でカバーレターを書くときの注意点⑤修正ペンや修正テープは使わない

5つ目の日本語でカバーレターを書くときの注意点は「修正ペンや修正テープは使わない」ということです。修正ペンや修正テープは簡単に文字を修正することができてとても便利なアイテムですが、カバーレターをはじめとするビジネス書類で使用するのはマナー違反となります。

また、誰が修正したか分からないので文書自体の信憑性が下がってしまいます。このため、印刷後に少しのミスが分かった場合でも入力をやり直して再度印刷するようにしましょう。

日本語のカバーレターのテンプレート5選

日本語のカバーレターのテンプレート①テンプレートの無料ダウンロード

1つ目の日本語のカバーレターのテンプレートは「テンプレートの無料ダウンロード」からダウンロードできるテンプレートです。このテンプレートの無料ダウンロードは、基本的なデザインのカバーレターはもちろん、備考欄がある特殊なカバーレターものテンプレートもあり、バリエーションが豊かでおすすめです。

日本語のカバーレターのテンプレート②ビジネステンプレート集

2つ目の日本語のカバーレターのテンプレートは「ビジネステンプレート集」からダウンロードできるテンプレートです。このビジネステンプレート集では、ビジネスで使えるシンプルなデザインのものから、可愛らしいデザインのものまで39種類のカバーレターのテンプレートが配布されています。

ダウンロードしたいテンプレートをクリックして「テンプレートをダウンロード」を選択し、表示された入力フォームにメールアドレスを入力するだけで簡単にデータをゲットすることができますので、ぜひ利用してみてくださいね。

日本語のカバーレターのテンプレート③文例書式テンプレート集

3つ目の日本語のカバーレターのテンプレートは「文例書式テンプレート集」からダウンロードできるテンプレートです。この文例書式テンプレート集のテンプレートは、会社名など場所によって記載しなければならない項目が記されていますので、作成に慣れていない方でも簡単にカバーレターを作ることができます。

日本語のカバーレターのテンプレート④Misocaのテンプレート

4つ目の日本語のカバーレターのテンプレートはMisocaという請求書作成サービスサイトが配布しているテンプレートです。以下のページでは請求書の送付用に作られた会社宛や個人宛の送付状のテンプレートをダウンロードすることができます。

「ダウンロード」をクリックするだけで簡単にダウンロードすることができ、すぐに使うことが可能ですのでお急ぎの方にもおすすめです。

日本語のカバーレターのテンプレート⑤メガソフトのテンプレート

5つ目の日本語のカバーレターのテンプレートはメガソフトというサイトが配布しているファックス用カバーレターのテンプレートです。シンプルなものからデザイン性の優れたものまで21種類のテンプレートの中からお好きなものを選ぶことができておすすめです。

英語のカバーレターのテンプレート3選

英語のカバーレターのテンプレート①送付状ワードテンプレート

1つ目の英語のカバーレターのテンプレートは「送付状ワードテンプレート」からダウンロードできるテンプレートです。この送付状ワードテンプレートでは、ワードで使えるさまざまなデザインが施された英語でのカバーレターのテンプレートが6種類紹介されています。

また、日本語でのカバーレターのテンプレートも10種類紹介されていますので、お仕事で英語も日本語も使うという方はぜひチェックしてみてくださいね。

英語のカバーレターのテンプレート②TRANSBizのテンプレート

2つ目の英語のカバーレターのテンプレートは、TRANSBizというサイトのテンプレートです。このTRANS.Bizで掲載されているテンプレートはそのままコピーして使うことができ、英語でのカバーレターの書き方も解説されていておすすめです。

英語のカバーレターのテンプレート③dodaグローバルのテンプレート

3つ目の英語のカバーレターのテンプレートは、dodaグローバルというサイトのテンプレートです。dodaグローバルでは、海外の企業へ履歴書を出す場合を想定したカバーレターのテンプレートをダウンロードすることができておすすめです。

日本語でのカバーレターの書き方をマスターしてビジネススキルを上げよう！

この記事では、日本語でのカバーレターの書き方などについてご紹介しました。いかがだったでしょうか。カバーレターはビジネスの場では多く用いられる書類の一つです。今回ご紹介した情報を活かしてカバーレターの書き方をマスターし、ビジネススキルをアップさせてみてくださいね。