ビジネスメールの宛名の「ご担当者様」の書き方！各位の使い方は？

「ご担当者様」の使い方｜ビジネスメールや手紙の宛名の正しい書き方は？

「ご担当者様」の使い方①ビジネスメールの場合

「ご担当者様」の使い方の1つ目は、ビジネスメールの場合です。「ご担当者様」というのは送付部署がわかっているが、担当者名がわからない時に使用する言葉です。メールの場合は本文冒頭にあて名を記載します。メールアドレスが手紙の住所に当たり、あて名のところに「ご担当者様」と記載する必要があります。

例えば、「企画開発部ご担当者様」や「広報部ご担当者様」などです。面識がない人に送るので、その部署の人が取り次いでくれることを想定してメールを書きます。その為内容も簡単にわかるようにしておく必要があります。

メールの場合は、複数の相手に同時に送ったりしますし、担当者が何人もいる場合も、連名で「企画開発部○○様、△△様」と表記するより、「ご担当者様」と表記した方がスマートに写りますので、上手に使い分けましょう。

「ご担当者様」の使い方②手紙の宛名の正しい書き方の場合

「ご担当者様」の使い方の2つ目は、手紙の宛名の場合です。手紙の場合は住所は通常通り送り先の住所を記載します。その上で担当部署の誰宛にするかわからない時に「ご担当者様」を使用します。例えば、「採用担当者様」などです。

注意したいのは「担当者」だけでの表記であると、敬称略となってしまって失礼に当たる場合がありますので、ここではしっかりと「ご」と「様」を付けて、丁寧な形として送ることが大事です。また名前がわかっているが漢字表記がわからないという場合も「ご担当者様」というあて名を使うことがあります。

例として「○○株式会社総務部　ご担当者様」とするのが多いです。間違った例文としては「○○株式会社総務部　御中ご担当者様」や「○○株式会社総務部　担当者様御中」などです。御中は部署等の団体に対して、個人の「様」に当たる使い方をする言葉です。そのため「御中」「様」が同時に書かれることはありません。

メールや手紙以外で「ご担当者様」を使う場面や使い方は？

メールや手紙以外の「ご担当者様」を使う場面①履歴書を作成する

メールや手紙以外での「ご担当者様」を使う場合の1つ目は、履歴書を送る場合です。ただし、履歴書の場合は基本的に人事担当者もしくはその部署の責任者に届くものなので、必ずしも「ご担当者様」と表記しなくてはいけないと言う事ではありません。

入社手続きなどは、担当者の個人名を伝えてくることは少ないことが多いです。その場合は担当者の宛名に「ご担当者様」と使うことになります。また担当者が複数人いる場合は「各位」を使うこともあります。

メールや手紙以外の「ご担当者様」を使う場面②電話で問い合わせる

メールや手紙以外の「ご担当者様」を使う場面の2つ目は、電話で問い合わせる場合です。就職試験で人事や採用担当につなげてもらう場合にも使えます。もちろん入社後に担当部署はわかるけど担当者の名前がわからないという場合でも使えます。

例えば総合窓口を設けている会社で、採用等の関係で人事部につなげて欲しい場合は「人事部の面接のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」等と聞くと、電話の総合窓口担当者も電話が繋ぎやすくなります。

メールや手紙以外の「ご担当者様」を使う場面③ご担当者各位の各位の意味

メールや手紙以外の「ご担当者様」を使う場面③ご担当者各位の各位を使う場合です。この「各位」というのは「各々方」という同様の意味になる言葉です。これは相手が複数人いて、全員に確認したいときに使う言葉です。

「ご担当者様」もしくは「御担当者様」を使う場面というのは、担当している部署に複数の人数がいて、その中の面接であれば面接の担当者に確実に届けてほしい場合に使う言葉です。その他には会社の受付等で使うと、担当者を確認して行き先を案内してもらえるということもあります。

この各位は「様」と同じ敬称のため「ご担当者様各位」としてしまうと二重敬語になってしまうので、「ご担当者各位」とするのが正しい使い方です。ビジネスの場で使用することが多い言葉ですので、使い方や使う場面を把握し、あて名に「ごをつける」のは社会人としての宛名上のルールを守る必要があります。

メールや手紙以外の「ご担当者様」を使う場面④人事の採用担当者の場合

メールや手紙以外の「ご担当者様」を使う場面の4つ目は、人事担当者に宛てた場合です。就職活動等で履歴書等を送付することがあると思います。その場合には、履歴書を白の無地の封筒にいれて、履歴書在中であることをしっかりと明記する必要があります。

宛先については、「○○株式会社　人事部御中」としても問題はありませんが、「御中」を使用すると、人事部の面接の担当ではない人に履歴書が届いてしまうことがあります。そのような事態を避けるためにしっかりと、「○○株式会社　人事部　面接ご担当者様」と表記することでしっかりと担当に届けられるようになります。

面接が複数の部署で行われていて、一括で採用試験を行っていない場合に「ご担当者様」や「御担当者様」とすることが多いですが、基本的に採用を行っている人は決まっています。送り先の宛名はしっかりと確認する必要があります。しかし採用には様々な人が関わっていますので「関係者様」とはしないようにしましょう。

「ご担当者様」以外の宛名の敬称と使い方は？

「ご担当者様」以外の宛名の書き方や敬称の使い方①責任者様

「ご担当者様」以外の宛名の書き方や敬称の使い方の1つ目は、「責任者様」です。「ご担当者様」と似ていますが「役割に携わっている人」と「役割の責任を負う人」です。「御責任者様」「責任者」の方が立場は上になります。

相手の立場が分からない状態で、手紙やメールを送る場合は「御責任者様」や「責任者様」と使用せずに、「ご担当者様」と宛名に書くことで間違ってしまうことが少なくて済みます。

「ご担当者様」以外の宛名の書き方や敬称の使い方②ご関係者様

「ご担当者様」以外の宛名の書き方や敬称の使い方の2つ目は、ご関係者様です。ご関係者様というのは、あるものに「関係」している人を指す広い言葉です。関係者はそのものに関わっているだけの人の場合もあるため、役職等を担っていない場合もあります。

「ご関係者様」とする場合は、担当しているかどうか関わらず、関係している人を呼びたい場合に使う言葉ですので、確実に届けたい文章を送る場合は、「ご関係者様」や「関係者様各位」とせずに、「担当者」に「ごをつける」、「ご担当者様」とします。

「ご関係者様」であれば、一人やそこまで複数出ない場合も予測されますが、「関係者各位」となってしまうと「各位」で「おのおのかた」という意味になり、複数の人を指すことになってしまいます。ビジネスの場面ですのでしっかりと内容を把握して、ごをつける「御担当者」や「ご担当者様」を使えるようにしていきましょう。

「ご担当者様」以外の宛名の書き方や敬称の使い方③ご担当様

「ご担当者様」以外の宛名の書き方や敬称の使い方の3つ目は、ご担当様です。ご担当様の場合は敬称を略して、やや砕けた印象を与えます。しかし特に文言として間違っているということはなく、そのまま使える言葉です。

ですが「ご担当者様」や「御担当者様」とした方が改まって見えますし、かしこまっても見えますので「担当様」と使用するよりは、ごをつける方法とって「ご担当者様」や「御担当者様」とした方が無難と言えます。

似たような意味で、「関係者様」と書きたくなる場合があると思いますが、「関係者」としてしますと、その部署に少し関わっただけの部署も混ざってしまいますので、具体的に「ご担当者様」若しくは「御担当者様」とするのがよいでしょう。

「ご担当者様」の使い方の注意点は？ごをつけるのが不適切な時は？

「ご担当者様」の使い方の注意点

「ご担当者様」の使い方の注意点は、シーンによって使い分けると言う事です。宛名のつけ方はシーンによって違ってきます。同じものを使い続けると失敗をする可能性も多く、ミス自体に気づかないという場合もあります。個人に送る内容なのか、複数人に送るのかでも違いますので注意が必要です。

採用担当者の場合は「人事部の採用担当者に向けて送る場合」と「個人名」がわからない場合に「ご担当者様」という言葉を使います。また個人名がわかっている場合には「ご担当者様」とごをつけるより「個人名＋様」の方が失礼になりません。特定の人に当てた書類が不特定多数にみられると失礼になりますので注意しましょう。

部署などの団体の宛名の場合

部署やチームに当てている場合は「様」ではなく「御中」を使用します。これはどの宛先でも同様のルールですので覚えておくとよいでしょう。例えば総務部の経理課宛であれば「○○株式会社総務部経理課　御中」となります。詳細がわかるのであればそこまで書くとよいですが、そうでない場合はこのように表記します。

「御中」というのは部署に使う宛名です。ビジネス上では欠かせない言葉になりますのでしっかりと把握してきちんと使えるようになりましょう。また個人名がわかっている場合や担当者がいる場合は「ご担当者」とします。特定の人がわかっている場合は「御中」は使用しませんので注意をしてください。

「ご担当者様」の使い方でごをつけるのが不適切な場合

「ご担当者様」の使い方で、ごをつけるのが不適切な場合は、返信用のはがきの場合です。自分の名前に「ご」や「御」を付けて送られてくることがあり、そのまま返信すると自分に「ご」や「御」等の丁寧語を使っていることになってしまいます。

折り返しをする場合には必ず、「ご」や「御」等を二重線で消して返信することがルールとなっています。自分には丁寧語は使いませんので注意して、しっかりと消す必要があります。

ビジネスの場合は特に注意が必要です。たった少しのことが相手にとって失礼に当たってしまうということが数多くあります。しっかりと注意して、宛名を書けるようにしましょう。

御担当者様の使い方と使う場面や注意したいこと

ビジネスでは、名前がわからなかったり、面識がない相手に連絡をしなくてはならない場合が多く存在します。最初の連絡が、メールになる場合は、最初のあなたの印象を決めるのがメールの文頭になります。「ご担当者様」に宛てたメールはまさにその場面になります。

自分の用件を伝えてかなえてくれる担当者に、しっかりと順調に用件が伝わるように宛名や件名にひと工夫していきましょう。またメールの場合だけでなく手書きの場合も同様です。宛名には部署にあてた「御中」と担当者個人に向ける時に使用する「様」があるとこともしっかりと覚えて、その時々に必要な使い分けをしましょう。

メールの場合はメールアドレスを間違えてしまうと、まったく違う人にそのメールが届いてしまうと言う事も起こりかねません。そのためにもしっかりと間違えていないかを確認し、「担当者」にきちんと届くように対応をしていきましょう。以下の記事も参考にご覧ください。

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