「下記」の意味とは？「以下」との違いや使い方とメール例文も

「下記」とは？意味は？

「下記」とは膨大な内容を要約し要領良く説明するために使う言葉

「下記」とは、膨大な内容を要約し要領良く説明するために使う言葉です。ビジネスメールやビジネス文書において何かを説明する時に、文面だけですべてを説明をすると文章の量が多くなり、分かりづらくなる状況を招く可能性があります。しかし「下記」という言葉を使って要点をまとめることで内容が分かりやすくなります。

また、「下記」という言葉を使うことでビジネスメールやビジネス文書全体の要点がどこにあるのか、分かりやすいレイアウトになるというメリットもあります。「下記」という言葉は、ビジネス文書になくてはならない表現と言えます。「下記」を有効活用することで、分かりやすいビジネスメールやビジネス文書を作成できます。

「下記」という言葉は何かを知らせる時に使う表現ですが、こちらの関連記事も「お知らせします」という、相手に何かを伝える際に多用される表現について分かりやすくまとめられているおすすめの記事です。特にこの記事と比較しながら見てもらいたい内容になっていますので、こちらも是非チェックしてみてください！

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「下記」とは下もしくは続きに記述や説明が存在していることを意味する

「下記」とは下もしくは続きに記述や説明が存在していることを意味しています。基本的に横書きの文章の場合は文字が左から右へ流れていき、折り返すと文字は下に降りていく形になります。そのような場合、下記という言葉を使うと「下記」が示す内容はその下部に存在することになります。

しかし縦書きの文章では文字は上から下に流れていき、折り返すと文字は左側に移っていきます。元々が横書きの文章が縦書きになると「下記」という言葉が指すものは下ではなく、左側に存在することとなります。もちろん「左記」と直した方が親切ですが「下記」という言葉が必ずしも下を指さない認識は持つようにしましょう。

「下記」を使う場合には形式に添って使うのが一般的

「下記」を使う場合には形式に添って使うのが一般的です。「下記」という文言を使う場合には、主張したいことが下部に存在することだけを示している場合もありますが、ビジネス文書における「下記」の正しい使い方は形式に添った使い方になります。そのため「下記」という言葉を使いつつもその形式がないものは間違いです。

「下記」は「下記の通り」という使い方をするが正しくは「下記のとおり」

「下記」は「下記の通り」という使い方をしますが、正しくは「下記のとおり」という表現です。「下記」という言葉は文章内で「下記の通り」と使う場合が少なくありません。現在では「下記の通り」という表現も許容されていますが、元々は「下記のとおり」が正です。覚えておきましょう！

「下記」の使い方5選！ビジネスメール例文は？

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文①「記」を使う

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文の1つ目として、「記」という文字の使い方を紹介します。下記に示すように、「下記」という表現は「記」とセットで使われます。まずはこの形式を押さえておきましょう。

「記」の使い方の例文①

• ・開催の流れは下記のとおりです。
• ・記

「記」の使い方の例文②

• ・研修会の流れにつきましては下記の通りとなりますのでご確認の上ご参加をお願い申し上げます。
• ・記

上記のように「記」と記してから、一段落につき一つの項目を説明していくような流れになります。これが「下記」と「記」の基本的な使い方になります。ビジネスメールやビジネス文書で「下記」を使う場合、まずはこのセットでの使い方がベースになります。

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文②最後に「以上」と記す

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文の2つ目として、最後に「以上」と記すパターンを紹介します。「下記」という表現を用いて何かを伝える場合、内容が終わっているのか途中で切れているのかが明確に分かるように、内容が終わったら「以上」と記すのが一般的です。下記を参考にしてください。

最後に「以上」と記す使い方

• ・式次第は下記のとおりです。
• ・記
• ・開会のあいさつ
• ・表彰
• ・閉会のあいさつ
• ・以上

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文③内容の箇条書き例文

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文の3つ目として、内容の箇条書き例文を紹介します。例文については、1つ目の「記」の使い方を紹介したものをそのまま使って説明をします。すべて体言止めで下記、注意点等があればですます調で記すと分かりやすく、また相手に対して失礼のない書き方になります。

内容の箇条書き例文

• ・開催の流れは下記のとおりです。
• ・記
• ・日時：2019年3月1日（金）　15：00～17：00
• ・会場：四角町公民館
• ・※駐車場がないため、自家用車でのご来場はご遠慮ください。
• ・以上

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文④詳細な内容を記す場合

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文の4つ目として、詳細な内容を記す場合を紹介します。例えば、会の主旨については、箇条書きで簡単に説明できない場合があります。その場合は、その内容を極力細分化して箇条書きにまとめることで、長文で説明するよりも分かりやすくなります。それを「記」に組み込むのです。

詳細な内容を記す場合の例文

• ・会の主旨について※下記により町内会費2割削減による値上げや追徴を回避したく存じます
• ・背景：町内会員の減少により町内会費収入が昨年度に比べ2割減になっている
• ・議題：町内会費支出項目と割合の決定
• ・論点：年2回の運動会の中止もしくは年1回への変更および各種お祝いにおける記念品内容の見直し

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文⑤「下記」記載前の文章例文

「下記」のビジネスメールにおける使い方例文の5つ目として、「下記」という言葉が記載される前の文章例文を紹介します。「下記」もしくは「下記のとおり」という表現が出てくる前の文章も、ビジネス文書の形式に添ったものである必要があります。下記に例文を紹介しますので参考にしてください。

「下記」の類語の使い方例文は？下記との違いとは？

「下記」の類語の使い方例文と下記との違い①以下

「下記」の類語の使い方例文と下記との違いの1つ目として「以下」という表現を紹介します。「以下」という表現は「下記」と同じように「下」という文字が使われており、下部に指定の事項が記載されていることを示す表現です。しかしながら「以下」という表現については「下記」と違い、形式に囚われず使用が可能です。

「以下」という表現を使う場合には「記」や「以上」といった表現を必ずしも必要としません。ただし「下記」のように要領よく相手に対して物事を簡潔に伝えようという意思が薄い言い回しでもあります。そのため「以下」という言葉は、単に指定の項目が下部に記載されていることを紹介しているにとどまる表現になります。

この表現は「以下、文章の抜粋を掲載いたしますのでご参照ください」といった形で使われます。形式的な部分が要求されない分「以下」は「下記」よりも使い勝手はいいのですが、要領よく文章をまとめる働きは非常に弱い表現となりますので、状況により「下記」と「以下」を使い分けるようにしましょう。

「下記」の類語の使い方例文と下記との違い②左記

「下記」の類語の使い方例文と下記との違いの2つ目として「左記」という表現を紹介します。「左記」という表現は縦書きの文章に対して使われる表現になります。横書きの文章において続きは下部に存在していますが、縦書きの文章においては続きが左側に存在しています。縦書きの文章では「下記」を「左記」に置き換えます。

またこの類語表現に関連して「上記」「右記」という表現も存在します。文章を遡って説明をしたい場合に使われる表現です。文章の性質や、指し示したい部分によってこれらの類語表現を使い分けることによって、文章をスマートに表現することができますので、これらを意識して使い分けるようにしましょう。

この表現は「左記の通り、被災した方々が実際に弊社に寄せたコメントを掲載します」といった形で使います。文章や抜粋を載せたり、「記」「以上」の両方を使った形式的な記載も可能な、要領よく相手方に物事を伝える表現が期待できる言い回しと言えます。

「下記」の類語の使い方例文と下記との違い③後述

「下記」の類語の使い方例文と下記との違いの3つ目として「後述」という表現を紹介します。「後述」という表現は上下左右の指定はないものの、内容をこれから先の文章に記載していくことを示す表現です。「下記」や「以下」という表現と比べ、その内容は箇条書き等ではなく文章であるパターンが多い表現です。

「詳細については後述しますが、今年は干ばつにより農作物の被害が深刻です」といった使い方をします。何かを説明するために要点だけ先に説明し、詳細を後から続けて説明したい場合に有効な表現と言えます。こういった表現を使うと、文章をわかりやすく組み立てることができますので、使えるようにしておきましょう。

「下記」の英語の使い方例文とは？

「下記」の英語の使い方例文①belowを使った表現

「下記」の英語の使い方例文の1つ目として、belowを使った表現を紹介します。まず、英語における「下記」という表現は、日本語のように「記」や「以上」を使わなければならないといった形式ばったものは存在しません。どんな単語を使えば「下記」という表現が伝わるのかという観点だけになります。

「下記」という表現を端的に表すことが出来るのが、例文で使われているbelowという英単語です。belowは元々「下へ」「低く」といった翻訳が出来る英単語であり、その翻訳の中には「以下」という表現もあります。そのため、「下記」という翻訳もできる表現となっています。使い方は以下の通りです。

「下記」の英語の使い方例文②followsを使った表現

「下記」の英語の使い方例文の2つ目として、followsを使った表現を紹介します。followsという英単語は「次に」という意味を持ちます。英語については上下左右どこに記載されているかというよりも、前に表現されているのか、あるいは後に表現されているのかを重視する場合が多くなっています。

もちろん説明や挿絵が上部や下部、あるいは左右のどこに存在しているのかを指し示す場合はあるのですが、followsやbelowを使って、続きの文章に指定の記載が存在していることを示すのが、英語の「下記」という表現に該当します。使い方は以下の通り、例文を参考にしてください。

「下記」という言葉をビジネスメールで使いこなそう！

「下記」という言葉を使うと、要領よく文章をまとめることができます。相手に対して主張を要領よく伝えることができると、相手方にクレバーな印象を与え、それが信頼感に繋がります。また、「下記」という言葉の使い方はビジネスマナーの一つにも該当します。ここで紹介したことを早速明日の仕事に役立ててみましょう！