仕事の引き継ぎガイド！準備や手順から失敗しないポイントまで徹底解説！

準備｜仕事を引き継ぎするやり方

①業務内容をリストアップする

引継ぎの準備1つ目は、業務内容をリストアップすることです。業務内容を大きく4つに分けるリストアップのやり方をすると、後任者に伝わりやすくなります。まずは、出社して退社するまでの時系列で、細かい業務内容を書き出しましょう。次に、1週間の業務内容をリストアップします。

納品や仕入れを行う曜日が決まっている場合は、曜日ごとに書き出してください。その次は、月単位の業務の流れをリストアップします。月初と月末に行う業務内容についても、詳しく書き出すことが大切です。

最後に、決算期や年末年始などに行う特別な業務に関して、リストアップしてください。1日・週間・月間・年間に分けてリストアップすることで、業務内容の伝え漏れを防ぐことができます。

②引継ぎのスケジュールを組む

引継ぎの準備2つ目は、スケジュールを組むことです。引継ぎを行うのは、退職・転勤・部署移動などがあるからです。そのため、引継ぎをこの日までに必ず終わらせないといけない、という日が決まっているのではないでしょうか。引継ぎに関わるのは、自分と後任者だけではありません。

取引先やお客様、他の関係部署への紹介を行わなくてはならないケースもあります。また、普段の業務を同時遂行しながら引継ぎを行う人もいるでしょう。クレームやトラブル・体調不良など想定外の事態があることを考慮して、時間と日にちに余裕を持たせたスケジュールを組んでください。

③引継ぎ資料を作る

引継ぎの準備3つ目は、引継ぎ資料を作ることです。パソコンで資料を作り、USBに入れるのがおすすめです。上手に伝えられるように、フォルダの中には「1日の流れ」「月末業務」など、ファイルで細かく分けておきましょう。業務上でやることを、後任者がスムーズに確認しやすくなります。

また、業務内容をマニュアル化しておくと、引継ぎの効率化を図ることができるのでおすすめです。引継ぎ資料やマニュアルは、誰が見てもわかりやすいように仕上げましょう。

会社や部署によって、専門用語や独特な伝え方があります。資料を準備する時は、「3番とは、トイレのことです」など、専門用語の解説も加えてください。専門用語が沢山ある場合は伝え漏れが無いように、「専門用語」というファイルを作って準備しておくと良いですよ。

手順・社内｜仕事を引き継ぎするやり方

①後任者のスケジュールを確認する

1つ目の手順は、後任者のスケジュールを確認することです。引継ぎ資料を作ったとしても、後任者とのスケジュールが合わないと上手く伝えることができないからです。引継ぎの効率化を図るために、必ず後任者と自分のスケジュールの擦り合わせを行ってください。

②引継ぎのスケジュールを伝える

2つ目の手順は、引継ぎのスケジュールを後任者へ伝えることです。引継ぎをする時は、後任者の立場や状況も考慮してあげてください。スケジュールを伝えることで、引き継ぐ業務の量を把握しやすくなるだけでなく、後任者自身のスケジュールが立てやすくなります。

③引継ぎ資料に目を通してもらう

3つ目の手順は、引継ぎ資料に目を通してもらうことです。資料やマニュアルに目を通してもらうことで、引継ぎの効率化を図ることができます。

引継ぎで重要なのは、後任者に業務内容を覚えてもらうことです。あらかじめ作った資料やマニュアルを読んでもらった後に、業務に関する具体的な説明をすると、後任者は理解しやすくなります。

④後任者と一緒に実務を行う

4つ目の手順は、後任者と一緒に実務を行うことです。資料を使って引継ぎ事項を口頭で説明するだけでなく、実際の業務を一緒に行ってください。一緒に業務を行いながら引継ぎをすることで、準備していた資料やデータに伝え漏れがないかチェックすることができます。

また、一緒に業務にあたることで後任者が仕事を覚えやすくなります。引継ぎの効率化を図ることができるので、おすすめです。後任者と一緒に業務を行うと、資料だけでは伝わりにくいニュアンスを上手く伝えることができます。

⑤後任者の実務をチェックする

5つ目の手順は、後任者の実務をチェックすることです。自分では資料をしっかり準備して上手く伝えられたと思っていても、後任者が理解できていない場合があります。

伝え漏れがないかチェックすることができるので、必ず実務をスムーズにこなせるかどうか確認しましょう。引継ぎ後の仕事の効率化を図る上で、欠かせない手順となっています。

手順・社外｜仕事を引き継ぎするやり方

①取引先やお客様リストを作る

1つ目の手順は、取引先やお客様リストを作ることです。「重要な取引先」「少し癖があるお客様」など、細かい情報まで漏れが無いようにリスト化してください。営業の引継ぎの場合、新規開拓先のニーズや特徴についても漏れずにリスト化するやり方がおすすめです。

また、商談がどこまで進んでいるか伝えることも大切です。後任者が取引先やお客様と上手く付き合っていけるように、分かりやすくリストにしてください。

②取引先やお客様へ連絡する

2つ目の手順は、取引先やお客様へ連絡することです。引継ぎを行うために、後任者と挨拶に伺いたいことを伝えましょう。取引先やお客様のスケジュールを聞いたら後任者に伝え、挨拶に伺う日を決めましょう。

ただし、取引先やお客様の数が多い会社だと、書面やメールで一斉に引継ぎ事項を伝える場合もあります。会社や部署によってそれぞれやり方が違うので、取引先への連絡方法について上司や先輩に確認することが大切です。

③取引先やお客様へ後任者を紹介する

3つ目の手順は、取引先やお客様へ後任者を紹介することです。もし、直接会って後任者を取引先に紹介できない場合は、電話越しでも構いません。今までお世話になったお礼と後任者からの挨拶を行っておけば、今後の取引がスムーズにいく可能性が高くなります。

仕事を引き継ぎする時のポイント

①業務の目的を伝える

1つ目のポイントは、業務の目的を伝えることです。目的を理解していない状態で業務を行うと、失敗する場合があるからです。業務の目的を伝えることは、後任者の仕事の効率化を図るために重要です。

②業務の全体像を伝える

2つ目のポイントは、業務の全体像を伝えることです。1つの業務をこなすことで、さまざまな部署や取引先に影響がいきます。そのため、もし何かの業務でミスをしてしまうと、会社全体や取引先にまで迷惑がかかる恐れがあるのです。

業務の全体像を伝えることで、仕事内容をイメージしやすくなるだけでなく、後任者の責任感を高めることができます。責任感が高まると仕事に対する姿勢が変わってくるので、業務の効率化に繋がります。

③明確な判断基準を伝える

3つ目のポイントは、明確な判断基準を伝えることです。後任者が引継ぎいた業務をスムーズに遂行するためには、正しい判断を行う必要があるからです。自分自身で業務にあたっている時は、具体的な判断基準について意識していない人が多いです。

なぜなら、業務上で発生するさまざまな事態に対して、その都度判断することに慣れているからです。後任者が正しい判断をしてスムーズに仕事をこなせるように、明確な判断基準を伝えてください。

例えば、「取引先とのアポイントと社内会議では、取引先とのアポイントを優先する」「来客が同時にあった場合は、先に来客名簿に記入した方を応接室へ案内する」などです。仕事で関わる相手との関係性や、その時の状況によって判断基準は変化します。そのため、できるだけ多くの細かい判断基準を伝えるようにしましょう。

④関係者と連絡先を伝える

4つ目のポイントは、関係者と連絡先を伝えることです。業務に関わる社内・社外の関係者とその連絡先を、後任者に伝えましょう。業務上、メールや電話で連絡を取り合うことはよくあります。

後任者が実務にあたる際に、関係者の連絡先をわざわざ調べるのはタイムロスに繋がります。業務の効率化を図るためにも、必ず関係者名と連絡先を伝えておきましょう。

仕事を引き継ぎする時の注意点

①一方的に説明しない

注意点の1つ目は、一方的に説明しないことです。特に、業務内容が多い場合は、「全て伝えないと」という気持ちになりがちです。後任者へ業務内容を伝えるだけという引継ぎ方法にならないように、注意しましょう。引継ぎは、後任者が理解することで成り立ちます。

接客の仕方や書類の書き方・提出方法など、細かな注意点について後任者に理解してもらうことが大切です。業務内容を伝える時は、「ここまでで、何か質問はありますか？」と質問を促すことが大切です。1つ1つの業務に対して、その都度後任者の反応を見ながら、理解できているかどうか確認しましょう。

後任者が上手く理解できたら、「凄いですね。覚えが早いですね」と褒めるやり方がおすすめです。新しいポジションでの仕事に対して、前向きに取り組めるようにサポートしてください。

②雰囲気や風習の伝え漏れ

注意点の2つ目は、雰囲気や風習の伝え漏れです。書類作成や納期などの業務内容だけでなく、部署の雰囲気や風習・注意点もしっかり伝えるようにしましょう。後任者が仕事をスムーズに引き継ぐためには、新しいポジションに馴染むことが大切だからです。

会社や部署によって、独特なルールや暗黙の了解など仕事のやり方に関する注意点があります。例えば、「○○部長に資料を提出する時は、必ずデスクを挟んだ正面から渡す」「15時になったら、その日の掃除当番の人がみんなにお茶を淹れる」などです。

細かなところまで抜かりなく伝えてしっかり引き継ぐと、あなた自身の評価が上がる可能性があります。引継ぎが上手くいかず後任者が業務をスムーズに行えないと、あなたの評価まで下がるので注意点として心得ておきましょう。

仕事の手順やポイントを上手に後任者へ引き継ぎしよう

自分が今まで行ってきた業務を後任者に引き継ぐには、資料やマニュアルを準備する必要あります。漏れ無く引継ぎをスムーズに行うには、仕事の手順に沿って伝えるやり方をすることが大切です。また、1日・週・月・年間などに分けて業務をリスト化することで、引継ぎの効率化を図ることができます。

引継ぎをする時は、何のための業務なのか・関係者は誰なのかということを明確に伝えましょう。そして、後任者に注意点やポイントを伝えるだけでなく、一緒に業務を行ったり、後任者だけで業務をしているところをチェックしたりするまでが引継ぎです。

仕事の手順や業務内容・注意点などを上手に伝えて、スムーズに後任者へ引き継ぎを行ってください。以下の記事では、仕事の目標設定や管理シートの書き方についてご紹介しています。技術職など職種別での記入例についても知ることができますよ。参考になりますので、ぜひご覧ください。

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