わかりやすいプレゼンテーションの作り方！基本の構成や見やすくするコツも解説！

【簡単】プレゼンテーションの作り方手順

①計画

まず、一番初めの手順として、プレゼンテーションの計画から始めましょう。計画の手順の中でポイントになるのが、プレゼンテーションの目標・目的、聞き手、会場の広さなどの確認です。ここまでですでに難しい！と感じる方もいるかもしれませんが、意外と簡単です。

「自分の行うプレゼンテーションで何を達成したいのか？」、「聞き手に何を理解して欲しいのか？」を確認します。その後、聞き手は何人くらいで大人ばかりなのか、女性が多いのか？など聞き手の分析を行います。最後に、「会場の規模はどれくらいか？」、「機材は何が揃っているか？」などを確認していきましょう。

②ストーリーの展開

次の手順として、ストーリーの展開が挙げられます。この手順のポイントは、プレゼンテーション内容の洗い出し、基本的な構成の組み立て、時間配分の工夫です。プレゼンの内容を、いきなりパワーポイントのスライドに落とし込むのは、簡単なことではありません。

まずは、内容の洗い出しをノートに書く形で始めてみましょう。次に、基本的な構成である導入、展開、まとめなどの部分を何となくでよいので組み立てます。最後に、与えられたプレゼン時間に合わせて、それぞれの内容にかけられる時間を考えていきましょう。プレゼンの大体の流れを掴むのがこの手順内のコツです。

③資料の収集・分析

資料の収集・分析も、プレゼンテーションを作る上で欠かせない手順です。資料の収集は、できるだけ早い段階から収集を始めてみてください。ある一定量の資料が集まった後は、早速資料の分析に入ります。

資料内のデータや数字を読み込みながら、自分の発表に使えそうなものはメモを取っていきましょう。注意点は、資料の分析にばかり時間を割かないようにすることです。あくまで、資料収集・分析はプレゼン作成に繋がる前準備なので、できるだけ効率的・簡単に済ませるようにしましょう。

④資料の作成

ここから、いよいよ資料であるプレゼンテーション用スライドを作成していきます。手順としては、文章の作成、データの加工、写真・図、画像などの組み込み、レイアウトの調整があります。特に進め方の順番は決まっていないものの、大体上記のような流れで進めると上手くいきます。

できるだけ見やすい構成を心掛けながら、初めは簡単な箇条書きから始めてみてください。最後までスライドが完成したら、後で修正し直したり、構成を変更したりすることができます。まずは気軽な気持ちで作成を始め、徐々に完成度を高めていくのがコツです。

⑤発表の準備

次の手順は、発表の準備です。発表者用のノート、配布用の資料を作成し、実際の会場でプレゼンテーションのリハーサルを行いましょう。いきなり会場でリハーサルを行うのはハードルが高いという方は、まずは自宅で一人で行うのもよいでしょう。

簡単にリハーサルを行ってみて、実際にやってみるとスムーズにいかないところ、修正が必要な部分などを一つずつ確認していきます。相手に自分が伝えたいストーリーが伝わり、分かりやすさに気を配ったプレゼンができるよう、しっかり準備してきましょう。

⑥実際の発表

最後は、いよいよプレゼンテーションの発表です。配布用の資料を参加者に配布後、早速スライドショーを実行しながら発表を始めましょう。初めての聴衆の前で行う場合は、冒頭を簡単な自己紹介から始めることもできます。

発表までにかけた時間や労力を思い出しながら、堂々とした態度でプレゼンを行いましょう。途中、詰まったり失敗したりする部分があっても、最後まで落ち着いて行うのがコツです。

プレゼンテーションの基本構成と作り方とは？

提案パターン

まず提案パターンのプレゼンテーションの基本構成は、「導入」、「提案」、「行動喚起」です。導入部分でテーマを簡単に説明し、それに対する自分の提案を述べ、最後に聴衆に何らかの行動を喚起するという流れにします。

提案パターンのコツは、聴衆にとってのメリットをしっかり伝えることです。プレゼン後に聴衆が実際の行動を起こすことで得られるメリットを明確にすると、伝わるよい発表ができます。

報告パターン

報告パターンのプレゼンテーションは、基本的に「問題提示」、「複数の解決案の提示」、「効果」の順で構成されています。最初にしっかりと何が問題なのか？を明示し、本論部分で複数の解決策を分かりやすく提示します。最後に根拠と共にその効果を示めしましょう。

報告パターンの作り方のコツは、最後にしっかりした根拠を示すことで聴衆の信頼を得られるようにすることです。基本的にはこの最終目標を目指し、全体の構成を行うようにしてください。

見やすいプレゼンテーションの作り方のコツとは？

①レイアウトを統一する

見やすいプレゼンテーションにするには、まずレイアウトを統一するのがコツです。全体を通して、使うインデントや文字の大きさ、使う色などをできるだけ統一するように意識してみてください。特に強調したい部分は例外ですが、レイアウトがバラバラすぎると、内容が伝わりにくくなってしまいます。

また、見出し部分は大文字、本文部分は小文字など、文字の大きさにも統一感を持たせましょう。プレゼン全体で文字の大きさを統一するだけでも、洗練されてたイメージを聴衆に与えられます。人が目から受け取るインパクトは強大です。ぜひレイアウトに気を付けてみましょう。

②重要な言葉だけに絞る

見やすいプレゼンテーションの作り方のコツとして、重要な言葉だけに絞るという点も挙げられます。プレゼンテーション用のスライドは、本や資料とは違います。伝えたいことの要点を絞って、必要な文字だけを記載したものである必要があります。

伝えたいことをできるだけ端的にまとめて、重要な言葉のみに絞り、見やすいプレゼンを目指しましょう。箇条書きを多用し、すっきり見やすい構成に組み替えるのも手です。文章を書く時のように、ダラダラとした表現は極力避けるように意識しましょう。

③適宜画像を活用する

最後にご紹介するコツは、適宜画像を活用するというものです。文字だけでは、見にくく折角の内容が伝わらないことが多々あります。文章の合間に、適宜画像を活用するように心がけてください。

自分がテーマとして扱っているものに関連のある画像を選び、貼り付けましょう。音が出る動画を組み込んでみるのもおもしろいでしょう。ただ、写真や動画には著作権がある場合があるので、事前によくチェックして使用します。適宜挿入することで、見やすいものに変わるはずです。

プレゼンテーションの作り方に関する注意点は？

①資料もしっかり作る

まず、配布用の資料もしっかり作るという注意点が挙げられます。プレゼンテーションの作成ばかりに気を取られてしまい、当日の配布用資料作成をうっかり忘れてしまった！というのはよくあることです。簡単な内容・構成のもので構わないので、当日用資料も忘れないようにしましょう。

②ストーリーを組み立てて作る

ストーリーを組み立てて作る、という注意点もあります。基本的に、プレゼンテーションとして発表する内容は、何らかのストーリーとして組み立てられている必要があります。冒頭から結論に全く関係のない話をしたり、本題から逸脱したりという内容は避けましょう。

有名な映画や物語も、設定、対立、解決というストーリー仕立てになっていると言われています。これに倣い、あなたのプレゼンの内容も一つ一つの部分がきちんと繋がった、全体としてストーリーとして理解できる構造にするよう留意してみてください。

③聴衆の特徴を理解する

聴衆の特徴を理解するというのも、大事な注意点です。よくありがちなのが、聴衆の好みやプレゼンテーションに期待するものを掴みきれていない内容のものです。これは、事前の準備段階で聴衆の特徴を上手く理解できてないことに起因します。

例えば、大学での発表なら、担当教授は発表に何を求めているのか？他学生は発表から何を学びたいと思っているのか？などを考えましょう。会社の場合は、社内向けのものか、社外向けのものかで聴衆の特徴や求めるものが変わってくるはずです。

上手いプレゼンテーションの作り方に役立つ対策は？

①色んなプレゼンテーションに触れる

とにかく、色んなプレゼンテーションに触れることをおすすめします。ネットで検索して、好きな経営者や有名人のプレゼンテーションを見てみましょう。見やすい内容になっているか？どんな構成になっているか？などに着目して見ていくと、自分のプレゼンテーションにも役立つポイントが沢山見えてきます。

②気づきをメモする

普段から、気づきをこまめにメモするようにしましょう。簡単なメモで構わないので、プレゼンテーションに使えそうだ！というアイディアが浮かんだ際は、こまめにメモするようにしてみてください。これらを繋ぎ合わせて、プレゼンテーションを作ることもできます。

③アイディアをノートにまとめる

色んなところで集めたメモやアイディアを、ノートにまとめるのも役立ちます。見やすいノートにする必要はありません。浮かんだアイディアをバラバラのメモのままではなく、一つのノートにまとめていきます。ブレインストーミングを行う感覚で、試してみましょう。

正しい作り方で分かりやすいプレゼンテーションを作ろう！

プレゼンテーションの手順や基本構成は、意外と簡単です。コツもいくつかご紹介しましたが、基本的には回を重ねるごとに自然に掴めるものばかりと言えます。あなたもぜひ、当記事内容を参考にして、正しい作り方で分かりやすいプレゼンテーションを作ってみてください。

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