「値上げのお願い」の書き方＆例文5選！取引先や顧客に慎重に伝えるには？

値上げのお願い文書を書く際の基本的な形式とは？

①日付と正しい宛名を明記

値上げのお願い文書には、まず日付と正しい宛名を明記しましょう。メールの場合は文書内の日付をメール送信時に合わせるなど、社内の情報の取り扱いに注意して工夫します。その後、まずは取引先など相手側の宛名を書き、それに続いて自社の宛名を書きます。特に相手の宛名には間違いのないよう、注意しましょう。

値上げのお願い文書内・日付と宛名部分

• ・○○年○月○日
• ・株式会社○○ ○○部 ○○様
• ・株式会社○○ ○○部 ○○

②タイトルの明記

次に、今回の文書のタイトルを明記しましょう。相手に値上げをお知らせする文書のタイトルには複数のものが挙げられます。「値上げの通知」とより直接的な言葉を使用しても構いません。しかし、この形では相手の反応を刺激し過ぎるので、他の言い回しで表現するのが一般的です。下記にタイトルの複数の例を挙げておきます。

値上げのお願い文書内・タイトルの例

• ・一部製品価格改訂のご通知
• ・「○○○」価格改定のお知らせ
• ・価格変更のお願い

③添付書類の有無と締めの言葉を明記

タイトル後に主文を挿入した後には、添付書類の有無と締めの言葉を添えます。価格変更について稀に1枚の文書だけにまとめる場合もありますが、添付資料で詳細を明記する方が丁寧です。最後にこの資料を添付していることを伝え、適当な言葉で文書を締めくくるようにしましょう。

値上げのお願い文書内・添付の有無と締めの言葉

• ・記 　同封書類 新価格表１部
• ・以上

値上げのお願い文書・メールの書き方と例文5選！

①冒頭挨拶文

値上げのお願い文書の冒頭挨拶文には、取引先に最大限の敬意を示した内容の例文を活用しましょう。ポイントとしては社外向け文書ですので、とにかく丁寧な言葉遣いを心がけます。また、主題部分ではお願いしにくい内容を、書かなくてはいけないという前提で感謝の言葉も添えましょう。冒頭挨拶文の例をいくつか挙げます。

値上げのお願い文書内・冒頭挨拶文

• ・貴社ますますご盛業のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り深謝いたします。
• ・貴社ご隆盛の由、大慶に存じます。日ごろは並々ならぬご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
• ・陽春の候、貴社ますますご盛業のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り深謝いたします。

②文書の主題

次に、今回の文書の主題を明記します。この部分は、その時に行いたい値上げの内容や取引先に対してどの程度情報を開示するか？によっても変わってきます。ポイントとしては、端的に分かりやすく「この文書の主題は何か？」を表現することです。この主題部分の例文についても、いくつか例を挙げておきます。

値上げのお願い文書内・文書の主題

• ・さて、突然ではございますが、このたび、当社の製品の一部を、別紙のように価格改定させていただきます。
• ・誠に申しあげにくいことではありますが、別紙の改定価格表の通りに変更させていただきたく、お取引先様にご理解を賜りたくご連絡申し上げております。

③値上げの理由部分

次に、今回の値上げの理由を書きます。この部分が、取引先としても一番気になる部分でしょう。書き方のポイントとしては、なぜ料金が改定されるのか、その理由を相手にも分かりやすい形で論理的な書き方で伝えましょう。相手に嘘がない形で、誠実にその理由を伝える姿勢を崩さない書き方を心がけてください。

値上げのお願い文書内・値上げの理由部分

• ・ご承知のように人件費、運賃、材料等の上昇により、従来のお取引価格では、どうしても採算が合わなくなりました。
• ・弊社ではこれまでも生産コスト、流通コストを大幅に削減し、製品価格を据え置いてまいりました。しかし、先月来の為替レートの円安基調に伴い、従来の価格を維持することが困難な状況となっております。

④顧客へのお願い

値上げの理由を挙げた後は、顧客へのお願いを記しましょう。基本的には今回の決定について詫びる姿勢を示しながら、相手に対してへりくだって丁寧にお願いする例文を列挙します。この部分は、相手への負担について言及することになりますので、メールなどでも慎重に言葉を選ぶようにしてみてください。

値上げのお願い文書内・顧客へのお願い

• ・つきましては、たいへん心苦しく存じますが、下記に記載いたしましたとおりに変更させていただきたく、御社にご協力を要請する次第でございます。お詫びかたがた、お願いを申し上げます。
• ・まことに心苦しい限りではございますが、改定のやむなきに至りました事情を何卒ご賢察賜り、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

⑤値上げ内容と連絡先

最後に、値上げの簡単な内容を記し、取引先に問い合わせの連絡先を記すと親切です。この部分は間違いがないようにだけ注意して、端的に分かりやすい書き方をするようにします。また、値上げのお知らせ文書内ではなく、メール内にこの内容を書いて応用することもできます。状況に合わせてチョイスしてみましょう。

値上げのお願い文書内・値上げ内容と連絡先

• ・記
• ・1.実施日 平成○年○月○日出荷分より
• ・2．値上幅 ○○社製品全般 20％
• ・本件の問い合わせ先：○○部 03－○○○○－○○○○まで

値上げのお願い文書・メールを書く際に気を付けるべきポイントとは？

①できるだけ早い時期に知らせる

値上げのお願い文書・メールは、できるだけ早い時期に出すようにします。遅くとも数週間前、早ければ数ヶ月前に設定します。こうすることによって、取引先での値上げに伴う混乱も会費することができます。

しかし、もちろん急な景気の冷え込みや、他予測できない事態によってやむを得ずお知らせが直前になってしまうこともあります。この場合は、なぜお知らせが遅くなってしまったのか？をきちんと説明する例文を挿入し、取引先にも納得してもらえるように努力しましょう。

②分かりやすく丁寧な内容にする

文書・メールの内容は分かりやすく、丁寧なものするというのもポイントです。値上げの理由や、それを決めるまでのプロセスはかなり複雑なものです。しかし、その全てを取引先に説明し、理解してもらう必要はありません。

お知らせ文書内では、無駄な説明はできるだけ省いて簡潔な書き方をし、同時に丁寧な言葉遣いを採用すると伝わりやすいでしょう。何度か例文を推敲し、書き方を工夫してみてください。

③間違いがないか何度かチェックする

文書内、特に値上げの具体的な内容や理由に間違いがないか、複数回チェックするのもポイントです。必要であれば自分で書いたものを上司や他、社内の人に何度かチェックしてもらい、間違い漏れを防ぎます。文書内で「ここは間違えられない」というポイントを自分の中で絞って、そこを重点的に修正していきましょう。

値上げのお願い文書・メールを書く際に気を付けるべき注意点とは？

①値上げの背景をきちんと説明する

値上げの背景をきちんと説明するように注意してください。この部分がないと、取引先も値上げに納得ができません。また、この部分の説明が足りなかったり、論理性が欠けていると、相手から疑念を持たれてしまいます。真摯な姿勢で、しっかりと背景説明を行っていきましょう。

②詫びる姿勢・感謝の姿勢どちらも示す

詫びる姿勢・感謝の姿勢の両方を示すことも重要です。これは、どちらか一方だけでは内容として足りない、というのが注意のポイントでもあります。たとえ値上げの理由が直接的に自社が原因でない場合も、体裁的には詫びる姿勢を表す例文を入れるのが一般的です。それに重ねて相手の日頃からの愛顧に感謝する言葉を添えます。

③言い訳は排除して客観的になる

言い訳の多い文書にしないための注意も必要です。値上げの背景や理由をしっかりと明示することは必要ですが、「これは仕方がない、分かって欲しい」という内容の例文は繰り返さないようにします。これに関連する言葉が多いと、読んでいる相手も気分を害してしまう恐れがあります。注意してください。

値上げのお願い文書・メールはなぜ書きにくいのか？その理由は？

巷では、「値上げのお願い文書やメールは書きにくい」という声が多く聞かれます。その理由には、どんなものがあるのでしょうか？以下から考えてみましょう。

①相手との立場の違い

その書きにくさの原因として、相手との違いが挙げられます。普通、取り引き先などは自分より身分の高い、相手の意向に常に従うべき存在として認識されています。そんな相手に相手が不利になるお願いを自分からする、というのは心理的にも負担がかかります。この立場の違いが、この類の文書の書きにくさを生んでいます。　

②申し訳ない気持ちの先行

申し訳ない気持ちが先行してしまう、というのも理由として挙げられるでしょう。ビジネスではできるだけ感情を排するというのが基本です。しかし、この申し訳なさが前面に出ると、値上げのお知らせも書きにくくなります。

③慣れていない

値上げのお願い文書を書くのに慣れていない、という理由も考えられます。この場合の解決方法はシンプルで、まず書き方をしっかり学んで実際に文書を書くことを繰り返しながら慣れていきましょう。

上手い値上げのお願いの書き方を活用しよう！

値上げのお願いの例文は、ちょっとしたポイントに注意した書き方をするだけで見違えるものとなります。使用用途も多岐に渡り、例えば運賃やサービス料の値上げの内容にも転用可能です。あなたも、この記事の内容を参考にして上手い値上げのお願いの書き方をぜひビジネスで活用してみてください。

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