面接日程の変更メールの例文|メール後の返信や日程調整についても紹介!

あなたは、社会人としてのマナーに沿った面接日程変更のメールの書き方を知っていますか?この記事では、就活でも活用できる、面接日程の変更メールの例文をご紹介していきます。メール後の返信や、日程調整の進め方についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

【日程調整】新卒就活・転職で使える面接日程の変更メール例文

①候補日を選ぶ

メール

まずご紹介するのは、日程・日時調整に際して、企業側から提示された候補日から希望の日時を選ぶ際のメールの書き方です。この場合、基本的な流れとしては最初に候補日提示に対するお礼を伝え、希望の日時、相手に起こして欲しいアクション、自分の名前と連絡先という順番の内容にすると伝わります。

具体的な例としては、例えば「この度は、面接日程についてご連絡頂き誠にありがとうございます。頂いた日時の中から、第1希望:~月~日~時、第2希望:~月~日~時を候補として挙げさせて頂ければと思います。ご検討いただけますよう、どうぞよろしくお願いいたします。」とすることが可能です。

②候補日以外を打診する

候補日

次にご紹介するのは、「候補日以外を打診する」形で日程調整を行う場合に活用できるメール例文です。新卒・転職での就活の別に関わらず、相手が提示してきた候補日にどうしても面接が受けられない、という状況もやはり出てきます。その場合は、相手への謝罪の言葉をしっかり伝える文面にしましょう。

例えば、「大変お世話になります。この度は面接日程についてのご連絡ありがとうございます。大変恐縮なのですが、ご提示頂いた日時では~のため都合がつきません。企業様側には日程調整にお骨折り頂きましたのに、誠に申し訳ありません。可能であれば、~月~日、~時での面接は可能でしょうか?」と提案しましょう。

③既に決まった日時の変更を依頼

カレンダー

最後にご紹介するのは、「既に決まった日時の変更を依頼」する形での日程調整メール例文です。新卒・転職での就活の別に関わらず、急用ややむを得ない場合を除き、すでにお互いが合意して決めた日時を変更する、というのはかなりのリスクです。しかし、やむを得ない場合はできるだけ早い段階で相手にも知らせましょう。

例えば「大変お世話になっております。~月~日、~時に予定しておりました面接ですが、急なトラブルがあり、お約束の日時に伺うことが難しくなりました。日程調整のお骨折りいただきましたのに、本当に申し訳ありません。そこで、誠に勝手ではありますが、~月~日に変更することは可能でしょうか?」とできます。

この場合、迷惑をかけてしまった相手にできるだけ負担をかけないようにするよう、例えば面接可能日を複数提案する、返信はメールではなく電話でも可能と伝える、などの方法も考えて実行しましょう。こうすれば、面接前のトラブルを自分の思慮深さや決断力の高さを示すポジティブな機会として活用することができます。

【遅刻など】新卒就活・転職で使える面接日程の変更メール例文

①遅刻

待ち合わせ

やむを得ない理由で面接に遅刻してしまい、それを先方に伝えなくてはならない場面もあります。例えば公共機関のダイヤの乱れが原因で遅刻をしてしまう場合は、その状況をできるだけ詳細に相手に伝え、日程調整や面接の延期が可能かどうかを相手に確認するメール内容にすると伝わるでしょう。

「大変お世話になります。本日、~時から面接予定の~です。地下鉄での人身事故のため、貴社への到着予定時間が遅れています。先ほど、~様へお電話させて頂いたのですが、念のためこちらにもメールさせて頂きました。仮に面接時間に大幅に遅れてしまう場合、面接日時を調整・延期することは可能でしょうか?」と表せます。

ただ、この場合、連絡を入れた直後にダイヤの乱れが回復し、予定通りの面接時間に間に合う、ということも十分あり得ます。その時の状況に合わせて、相手への調整や延期のお願いのメール内容も工夫し、柔軟に対応することが大切です。

②急な要件

緊急

次にご紹介するのは、やむを得ない急な要件やトラブルで面接日程調整や延期をお願いする場合のメール内容です。前提として、面接当日や直前の相手への連絡は、電話でするのがマナーです。ただ、それを試みても相手と直接話ができなかった、あるいはフォローでメールをしたいという場合は、メールという手段を活用します。

例えば、「大変お世話になっております。本日~時から面接予定の~です。お約束直前のご連絡となってしまい、誠に恐縮なのですが、~によるトラブルのため、本日の面接に伺うことができなくなりました。そこで、大変恐縮なのですが、日時を~に延期して頂くことは可能でしょうか?」という内容にすることができます。

この場合、文末に加えて「お手数おかけして申し訳ありませんが、ご検討頂けますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。」と結ぶと良いでしょう。また、事前に電話もしている場合は、その旨を伝える文面も付け加えて書くと、相手にも状況が伝わります。

【お礼と謝罪】新卒就活・転職で使える面接日程の変更メール例文

①熱意を込めたお礼

お礼

面接の日程変更・延期をした後、相手方に熱意を込めたお礼をメールで送ることもできます。この場合、こちらからのお願いにも関わらず、企業側が迅速な対応をしてくれたこと、そしてそれによって自分の企業側への気持ちが高まったことを素直に伝えると、相手にもポジティブな印象を与えることが可能です。

具体的には、「大変お世話になります。こちらからの急な要望にも関わらず、この度は面接日の延期・調整後、面接をして頂き誠にありがとうございました。今回の一連のやり取りを通して、より一層、貴社でぜひ働きたいとの気持ちが高まりました。取り急ぎ、面接のお礼のみで失礼いたします。」と活用できます。

このように、新卒・転職の就活のどちらの場合でも、一見トラブルに見えそうなことをそれに迅速に対処してくれた相手側の行動や姿勢にフォーカスすることで、ポジティブな出来事にすることもできます。ぜひ面接後のメール返信にも活用してみましょう。

②謝罪

謝る

次にご紹介するのは、日程調整後の面接に際して相手にかけてしまった迷惑に対して謝罪をする内容のメール例文です。例えば、やむを得ない事情で遅刻をしてしまったために日程を調整した場合には、それに対するこちらの謝罪の気持ちを前面に押し出す内容にすることもできます。

具体的には、「お世話になります。本日は、人身事故による地下鉄のダイヤの乱れにより予定していた面接時間に遅刻してしまい、大変申し訳ありませんでした。柔軟な対応をして頂いたことに感謝すると共に、面接官の~様にはご迷惑をおかけしてしまったこと、心よりお詫び申し上げます。」とすると伝わるでしょう。

状況や面接官の反応にもよりますが、これに加えて「取り急ぎお礼とお詫びのみで失礼いたしますが、可能であれば、ぜひ今後も選考のチャンスを頂ければと思っております。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」というポジティブな姿勢を付け加えると良いでしょう。

【再送願い】新卒就活・転職で使える面接日程の変更メール例文

①返信メールを削除してしまった

削除

最初にご紹介するのは、面接日程の変更に関わる返信メールを削除してしまった場合のメール例文です。避けたい事態ではありますが、まれにうっかりこのような事態を招いてしまうこともあるでしょう。

この場合、例えば「大変お世話になります。先に頂いておりました面接日程調整に関するメールなのですが、こちらの手違いで削除してしまいました。大変お手数ですが、同メールを再度お送り頂くことは可能でしょうか?どうぞよろしくお願いいたします。」という内容にしましょう。

②文字化けしている

文字化け

次にご紹介するのは、もらった相手からの返信メールが文字化けしている場合のメール本文内容です。相手のミスを指摘するのは、特に就活をしている立場では難しいですが、大切な面接日程を記載するメール内容が理解できない、というのは早急に解決したい問題でもあります。

この場合、例えば「大変お世話になります。先ほど、そちらからお送り頂いた面接日延期に関するメールですが、文字化けしていて内容を確認することができません。大変恐縮ですが、今一度内容をご確認頂き、ご返信頂けますと幸いです。以上、どうぞよろしくお願いいたします。」と伝えると伝わるでしょう。

③自分宛てのものか確認したい

確認

最後にご紹介するのは、返信メールが自分宛てのものか、相手に確認したい場合のメール本文です。メールを読み進めていくうちに、自分が認識している日程と食い違いがある、明らかにメール内容が面接についてではない、など気づく場合があるでしょう。この場合は、簡潔にその状況を相手に伝える形で返信しましょう。

例えば、「お世話になります。先ほど頂いたメールの内容についてなのですが、頂いた内容を確認してみたところ、文中にあるお名前が私のものとは異なるものでした。もし私宛のものでない場合、速やかに削除しますのでお知らせ頂けると幸いです。」と返信することが可能です。

面接日程の変更メール後のやり取りとは?どんな例がある?

①面接の詳細について問い合わせる

先輩

面接日程の変更メール後のやり取りとして、まずは「面接の詳細について問い合わせる」という例が考えられます。例えば、面接日程以外の項目、例えば面接官が誰になるのか、面接前後に先輩社員との面会は可能かなど、詳細を担当者に尋ねるやり取りに移行していくことがほとんどでしょう。

②お礼と謝罪を伝える内容のメールを送る

パソコン

お礼と謝罪を伝える内容のメールを送る、というのは面接日程の変更後、実際に面接を行った後のやり取りの例として挙げられます。お礼としては、「本日はありがとうございました。」、謝罪としては「ご迷惑おかけして申し訳ありませんでした。」という表現を基本に活用してみましょう。

面接日程の変更メールを上手く活用して就活を成功させよう!

笑顔

できるなら避けたいことではありますが、新卒・転職での就活には、日時の変更・延期をしなければならない場面もあります。そのような場合にはぜひ、この記事の内容を参考にして、面接日程の変更メールを上手く活用し、就活を成功させましょう。

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