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htmlメールとテキストのメール形式の違いは？配信形式をわかりやすく解説
htmlメールとテキストメールというメール形式はよく耳にする言葉だと思いますが、実はこの二つのメールの配信形式や作り方は違うものなのです。メール形式や作り方の違い、二つのメールの使い分けやメリット・デメリットまで詳しく解説します。
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目次
htmlメールとテキストメールの配信形式の違いって？
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い①メール形式が違う
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い1つ目はメール形式が違うことです。htmlメールとはHTML形式のメールのことを言い、Webページを作成するための言語形式で、文字の色やサイズの変更や画像や動画を挿入することにより商品などのイメージが具体的にわきやすくなります。
テキストメールとは普段やり取りされるような文字列を用いた文章のメール形式のことを言います。基本的に文字のみを使って作成されますが、より読みやすいメールの表示にするために「飾り文字・記号・段落分け」などを使って、内容をわかりやすく表現されることもあります。
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い②デザイン性の可否
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い2つ目はデザイン性があるものとないものです。htmlメールはWebページを作成するような視覚的に見やすく興味のわくデザイン性のある作り方をしますが、テキストメールの配信形式はデザイン性が必要なくシンプルな作り方です。
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い③メールの容量の大きさ
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い3つ目はメールのデータ容量の大きさです。文字のみを使った場合は容量が小さく、画像や動画などを取り入れてデザイン性のある作り方をした場合は容量が大きくなります。
ビジネスではテキストメールにファイルを添付して送信することも多くなりますが、添付ファイルの容量が大きくなりすぎないように圧縮したり、セキュリティとしてパスワードを設定したりします。ファイルを添付したビジネスメールについての記事を参考にしてください。
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い④効果を測定する機能可否
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い4つ目は効果を測定する機能のあるものとないものです。htmlメールは受信されたメールの開封率などを測定する機能があり、メールによる効果を測定できるようになっています。
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い⑤アクセスボタンの作り方
htmlメールとテキストメールの配信形式の違い5つ目はWebサイトへ誘導するアクセスボタンの作り方です。テキストメールは移動先のアドレスをそのまま貼り付けてありますが、htmlメールはアクセスボタンの大きさや形を変えて貼り付けられます。
BBIQという光インターネットは九州地方に特化したサービスですが、メールはスマホやタブレットなどにも設定でき、メールアドレスは最大10個まで持てたり、独自ドメインサービスがあったり魅力的なサービスを提供しています。安く利用できるBBIQを詳しく解説されている記事もあわせてご覧ください。
htmlメールのメリット・デメリットは？
htmlメールのメリット①開封率を計測できる利点がある
htmlメールのメリット1つ目は開封率を計測できるという利点があることです。配信するときに開封通知機能を使用すると、受信者がメールを開封したかどうか、何通が開封されたか、誰がいつ開封したかなど計測できます。
htmlメールのメリット②写真や動画でわかりやすく購買意欲を掻き立てる
htmlメールのメリット2つ目は写真や動画でわかりやすく表示されるため、購買意欲を掻き立てる効果があることです。文字だけではわからない実際の商品の写真や、使い方の動画などでわかりやすく説明できることから購入したいという欲求がわきやすくなるため、商品ページへ誘導する効果が高くなります。
htmlメールのメリット③Webページへ導入しやすくなる
htmlメールのメリット3つ目はWebページへ導入しやすくなることです。メールマガジンなどはメールの内容に興味を持ってもらうことのほかにも、広告のページへ誘導する役割も重要となります。Webページに近いデザインでわかりやすく説明されているので自社のサイトへアクセスしやすくなります。
htmlメールにはWebページへ移動するためのリンクが貼り付けてありますが、クリックするだけでそのページを開ける便利な機能です。リンクを貼るという意味やリンクの貼り方やマナーを紹介した記事もあわせてご覧ください。
htmlメールのメリット④開封率などから検証ができる
htmlメールのメリット4つ目はメールの開封率などから検証ができることです。開封率から件名や内容、クリック数などを手掛かりとして検証したり改善したりできます。その検証結果からさらに開封率を上げることもできます。
htmlメールのデメリット①受信側の環境によって表示されないことがある
htmlメールのデメリット1つ目は受信側の環境によって表示されないことがあることです。メールを受信する側が対応していない場合には、メールの内容がきちんと表示されなかったり表示がずれたりすることがあります。
htmlメールのデメリット②迷惑メールに振り分けられる可能性がある
htmlメールのデメリット2つ目は迷惑メールに振り分けられる可能性があることです。受信する側が広告などのあるメールの受信を自動的に迷惑メールフォルダに振り分ける設定をしていた場合には開封されないという可能性もあります。
htmlメールのデメリット③時間とコストがかかる
htmlメールのデメリット3つ目は時間とコストがかかることです。専門的な知識やデザイン性を用いたメールを作成するために時間がかかったりコストが高くなったりすることがあるため、テンプレートなどを利用してコストを抑える工夫が必要になります。
テキストメールのメリット・デメリットは？
テキストメールのメリット①作り方が簡単で難しい操作が必要ない
テキストメールのメリット1つ目は作り方が簡単で難しい操作などを必要としないことです。文字列を使って文章を作成されているため、基本的なキータッチができれば難しいコンピュータの知識や専門的な技術、特別なツールなどを利用せずに作成できます。
テキストメールのメリット②セキュリティではじかれないメール形式
テキストメールのメリット2つ目はセキュリティではじかれないメール形式なことです。画像や動画などが挿入されているものは使用しているセキュリティソフトなどにより表示されないという場合もありますが、このメール形式はセキュリティソフトにはじかれてしまうという可能性はありません。
また、メールを受信する側の環境や使用しているメールソフトによってデータに何らかの影響を及ぼすというような心配がなく、受信したメールを正確に表示できるメール形式で文字化けや文面が崩れるなどの心配がありません。
テキストメールのデメリット①メールによる効果などを確認できない
テキストメールのデメリット1つ目はメールによる効果などを確認できないことです。メールの受信者がどのくらい開封したのかなどの開封率がわからないために、受信されたメールからの効果がどのくらいあるかなどを確認できません。この効果を調べるためには別途料金のかかる機能をつけるが必要です。
テキストメールのデメリット②購買意欲がわく視覚的効果がない
テキストメールのデメリット2つ目は購買意欲がわく視覚的効果がないことです。写真や動画などで視覚的にわかりやすく説明できる内容とは違い、文字のみ並んだメールは興味を持たれにくく、商品の特長なども伝わりにくいために購買意欲がわくような効果を得るのが難しくなります。
使い分けが必要？htmlメールとテキストメール
htmlメールとテキストメールの使い分け①個人同士のやり取りの場合
htmlメールとテキストメールの使い分け1つ目は個人同士のやり取りの場合です。個人的なものや取引先の担当者名義でメールを送るときなど個人同士でやり取りするときには、メールがメルマガや広告と誤解されてしまわないようにすることが大切です。
また、短期間に何度もやり取りする場合も容量の大きいものでは送るのにも表示するのにも時間がかかることがあります。データ容量が小さいものは表示しやすく時間の無駄を防げるため、テキストメールを使い素早くスムーズな返信をするようにしましょう。
ビジネスにおいては受信したメールを転送することもあります。しかしマナーを知らないと相手が不快な思いをすることもあるため、ビジネスマナーはしっかりと覚えて正しいマナーで転送しましょう。転送メールのマナーの記事を参考にしてください。
htmlメールとテキストメールの使い分け②イベントなど案内メールの場合
htmlメールとテキストメールの使い分け2つ目はイベントなどの案内メールを送る場合です。イベントやセミナーなどの案内のメールには、イベントの概要やセミナーの内容が理解しやすいレイアウトにしたり参加者の開封状況を把握したりするのも大事なことであるためhtmlメールを使用してメールの効果を調べましょう。
htmlメールとテキストメールの使い分け③メールマガジンの場合
htmlメールとテキストメールの使い分け3つ目はメールマガジンの場合です。パッと見て興味を持たれるということが大事なメルマガなどは、文字の色やサイズの変更や画像の挿入で見やすくしたりわかりやすくしたりする必要があります。
また、キャンペーンのお知らせなども開封率が重要になります。商品やメニューの写真をたくさん使ってキャンペーンの内容を紹介することで購入したくなったり食べたくなったりとする効果があるためhtmlメールを使用しましょう。
実施しておくべきマルチ配信パートとは？
実施しておくべきマルチ配信パートとは複数のデータを一つで送るメール形式
実施しておくべきマルチ配信パートとは複数のデータを一つにして送るメール形式です。メールを受信する側はさまざまな環境にあるため、状況によっては正しく表示できない場合もあります。そのときには環境に左右されないメールを表示できるメール形式です。
マルチ配信パートをするためには、htmlメールとテキストメールの両方を作成する必要があります。しかし一般的に利用されているメールソフトではソースの編集ができなかったり、大量のメールを送るための個人情報の流出対策ができてなかったりします。
つまりメルマガなどをマルチ配信パートで送るためには、両方のメール形式を簡単に作成できる「メール配信システム」を導入することで、普通のメールソフトではできない機能を利用できることや確実に受信者にメールを届けることなどが可能になります。
実施しておくべきマルチ配信パートにより表示されない事態を防ぐ作り方
実施しておくべきマルチ配信パートにより表示されない事態を防ぐ作り方ができます。日本ではセキュリティや容量などの理由でもともとのメール設定がhtmlメールを表示しない設定や受信しない設定になっていることがあるため、海外に比べhtmlメールの普及率が低くなっています。
マルチ配信パートは両方のメールのデータを一緒に送るために、受信者の環境に合わせたメール形式に切り替えられ、画像が表示されなかったりレイアウトが崩れてしまったりというトラブルがありません。また受信ブロックになったり迷惑メールのフォルダに振り分けられてしまったりなどもなくなります。
メルマガなどは受信者が新しくて正しい情報を求めて登録しているものなので、受信者が必ず情報を受けとれるようにしておかなければなりません。htmlメールに対応していない場合にも情報を届けられるようにしておきましょう。
htmlメールとテキストメールの使い分けをしましょう
htmlメールとテキストメールの配信形式には違いやそれぞれのメリット・デメリットがあります。配信する側の都合よりも受信する側の環境や利便性に配慮しましょう。また送ることを目的としてメールを作成するのではなく、読んでもらうことを目的として作り方を意識しましょう。
htmlメールやテキストメールにも必ず入る「@（アットマーク）」は、メールアドレスだけでなくTwitterなどで使われたりビジネスでも使用されたりします。英語ではアットサインと呼ばれるアットマークの意味や使い方の記事もあわせてご覧ください。
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