支払明細書とは｜領収書との違いや給与・報酬の証明・明細書の書き方も

支払明細書とは｜領収書との違いは？

支払明細書とは取引において支払いをした証明

支払い明細書とは、様々な取引においてお金を支払ったことを証明するための書類のことを指しています。領収書が発行することの少ない場面で使用されることが多く、バスや電車などの運賃や、会議などのドリンクを自動販売機で購入した場合などに作成されるのが支払い明細書です。

支払い明細書は、支払いした際に発行される領収書とほぼ同じような扱いとして帳簿で処理ができます。すなわち支払い明細書とは領収書が発行できないような取引において、領収書の変わりとして発行される書類のことです。

支払明細書は会計処理時に必要

支払明細書は、会社に必要なお金を管理するための会計処理の時に必要となります。企業ではたとえ少額の支払いであっても帳簿に記載する必要があり、その為には支払いを証明する領収書が必要となります。そのため領収書が発行されない支払いに対しては、支払い明細書を作成することで帳簿に計上しています。

また会計処理では支払いの証明となる領収書を保管する必要がありますが、支払明細書についても領収書同様に管理し保管しなければなりません。

支払明細書と領収書の違い

支払明細書は領収書と同じように帳簿に計上することの出来る書類ですが、その違いは発行する元が異なっています。具体的にいうと支払明細書は支払いをしたことを証明する書類なので、支払った人が作成する書類となります。

一方、領収書は取引に対して金銭を受け取ったことを証明する書類であるため、代金を受け取った側が作成する書類となります。また支払明細書を領収書として会計処理する場合には、以下の項目が記載されていることが必要なので参考にしてみてください。

支払明細書の記載項目

• ・日付
• ・宛名
• ・金額
• ・印紙（支払金額5万円以上の場合）
• ・発行元の名前
• ・住所

支払明細書は確定申告時には不要

会社に勤めているサラリーマンであれば基本的には自分で行うことが不要な確定申告ですが、掛け持ちでアルバイトをしている場合や、医療費控除などの申請をし忘れた場合には自分で確定申告をする必要があります。

企業などでは大切に保管しなければならない書類ではありますが、確定申告時の添付書類としては支払明細書は不要です。私達が手続きする際の書類としては不要な場合が多い支払明細書ですが、企業にとっては支払いを証明する大切な書類なので、しっかりと保管しておきましょう。

支払明細書は退職金にも発行可能

支払明細書は主に会社で使用される書類のイメージがありますが、私達が会社を退社したときにもらう場合がある退職金に対しても支払明細書を発行してもらうことが可能です。退職金は金額によっては税務申告する必要があり、その申告には退職金の支払明細書が必要となります。

また、結婚時に相手の扶養に入るために会社を退職した場合にも、退職した日までの源泉徴収票と退職金の支払明細書を相手の会社に提出の必要があります。確定申告に必要ない支払明細書ではありますが、万が一の為に退職金をもらう場合には支払明細書を発行してもらうと安心です。

支払明細書の見方

支払明細書は様々な支払に対して発行されるため、その形式も多岐にわたります。そのためそれぞれ支払明細書によって記載内容や項目も異なっていますが、主に支払日や支払先・金額、支払の内容についてが記入されています。

また支払明細書に限らず一般的な書類では、左側に支払先・仕入先などを記入しています。また右側には左側に記載した内容以外の支払額がかかれ、下側に支払合計金額が記入されています。そのため支払い明細書を見る際はこの配置を意識するとこで、誰がどのようにいくら支払したのかが分かりやすくなります。

下の記事では、領収書と混同しがちな受領書とはどういうのものなのかや、書き方やマナーについて紹介しています。ぜひこちらの記事と合わせて参考にしてみてください。

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支払明細書の書き方は？

支払明細書の書き方①講師料として支払明細書

支払明細書の書き方として1つ目に紹介するのは、講演会などの講師への謝礼金に対しての支払明細書です。支払明細書であれば講師にわざわざ領収書を発行してもらう必要がないので、講師してくださった方に手を煩わせる心配がありません。

支払明細書を渡すタイミングとしては、謝礼金を入れた封筒に支払明細書を同封しておくことが一般的なマナーです。支払明細書を作成しコピーを渡すようにし、原本は控えとして大切に保管しておきましょう。また基本的な支払明細書無料のテンプレートも合わせて紹介しているので参考にしてみてください。

講師料として支払明細書の書き方手順

• ・右上に謝礼金を支払う日付を記入する
• ・左側に講師の名前を記載
• ・右側に自分の氏名や団体、企業名
• ・謝礼名目を中央に記入（イベント名や○講演料など）
• ・左側に内容と税金、差引支給額を記入

支払明細書の書き方②役員報酬の支払明細書

支払明細書の書き方として2つ目に紹介するのは、役員報酬の支払明細書についてです。役員報酬では、定期同額給与、使用人兼務役員分の給与、利益連動給与、事前確定届出給与、その他の給与の5つの種類があり、基本的にはこの5つを支払明細書へ記入しなくてはいけません。

企業によっては役員報酬の支払明細書の発行を行っていない場合もありますが、会社では一般的には役員報酬の支払明細書については作成の義務があります。

支払明細書の書き方③給料の支払明細書

支払明細書の書き方として3つ目に紹介するのは、毎月の給料に対して発行される支払明細書の書き方についてです。給料支払明細書では基本給の他に、役職手当などの手当て額や、源泉徴収額などの記載が必要です。

また支払われる金額の明細の他に、有給休暇日数や社会年金保険料など給料から差し引いた内容も明細として記入する必要があります。給料支払明細書の書き方の流れについては以下のとおりです。

給料の支払明細書の書き方手順

1. 1支払対象間の労働時間を集計
2. 2残業（時間外労働）時間の計算
3. 3手当て額を記入
4. 4給料総支給額を記入
5. 5保険料等を計算する
6. 6控除額を計算
7. 7差し引き支給額を記入

支払明細書の書き方④退職金の支払明細書

支払明細書の書き方として4つ目に紹介するのは、退職金を支払うときに発行する支払明細書についてです。退職金の計算は一般的に基本給と支給率をかけて算出しますが、場合によっては職能給と支給率をかけて計算する場合があるため事前にしっかりと確認しておくことが大切です。

また退職金の支払明細書を作成するにあたっては、退職金の支給額とその内訳についてや厳正徴収税や税金などの各種控除内訳・金額を記入する必要があります。参考にエクセルで作成した基本的な退職金のテンプレートを下に貼ってますので、会社にあわせてカスタマイズしてみてください。

支払明細書の書き方⑤業務委託時の支払明細書

支払明細書の書き方として5つ目に紹介するのは、他社に仕事を依頼した場合などの業務委託時の支払明細書についてです。業務委託時に作成する支払明細書には、業務委託した内容が分かるように明記し、またその業務委託額についても明確に明記するようにしましょう。

業務委託の支払明細書に記入する日付については、実際に支払をする日の日付を記入することが一般的です。作成した支払明細書については、業務委託した企業などに渡すようにし控えもきちんと保管しておくようにしましょう。

支払明細書の書き方⑥配当金の支払明細書

支払明細書の書き方として6つ目に紹介するのは、株主に対して支払われる配当金の支払明細書についてです。配当金とは企業に株式投資を行った際に、その企業の利益の一部をもらうことのできるお金のことを指します。このような配当金の支払に関しても、支払明細書の作成が必要となります。

この配当金の支払明細書は確定申告時に必要となる書類のため、必ず発行してもらい大切に保管しておきましょう。配当金の支払明細書では各控除額や所得額から差し引いた金額を明記する必要があります。

下の記事では、税金の控除の意味や種類、控除を受ける方法についてまとめています。しっかりと税金控除の仕組みを理解して、自分にあった控除手続きを行いましょう。

税金の控除とは？意味や種類、控除を受ける方法をわかりやすく解説

支払明細書で領収書が発行されない支払い内容を明確にしよう

支払明細書とはどういうものなのかについてや、領収書との違い、報酬や給料などの書き方について紹介しましたがいかがでしたでしょうか。給料の支払明細書など私たちの日常にも目にする支払明細書ですが、提出が必要な場面などを理解して大切に保管しておきましょう。

下の記事では、ヤフーカードの明細の印刷方法について紹介しています。過去の明細の確認方法についてや反映するタイミングについてもまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

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