職務要約とは？書き方例6選や職務経歴書のフォーマット・複数の場合も

職務要約とは

職務要約とは概要②アルバイトや就活の履歴書の初めに書くもの

職務要約とは、概要として転職やアルバイトの応募、就職活動などにおいて提出を促される「履歴書」の冒頭部分に書かれるものです。概要として特に就職活動用の履歴書には、職務要約の欄が用意されていることもありますので書類をしっかりと確認しておくと良いでしょう。欄がなくても「職歴」の部分に書くこともあります。

履歴書の冒頭に職務要約が書かれていると、人事などの読み手側はとても助かるとも言われているのです。初めて会う人のアピールポイントが一目でわかるため、履歴書を読むときにもわかりやすいのでしょう。また、提出する側も自分が見てほしい部分をまずアピールできるためどちらにもメリットがあると考えていいでしょう。

職務要約とは概要①自分自身のあらすじ

職務要約概要とは、自分自身の「あらすじ」であると考えていいでしょう。あらすじとは、物語を詳しく紹介するというよりも、はじまりの部分やいきさつのような形で要約されているものですよね。概要として職務要約もそれと同様に、自分のこれまでの「あらすじ」を明記するものなのです。

そのため職務経歴書とは概要も違い、これまでの経歴を長く、そして詳細に書くことはあまり好ましくありません。概要として要点をなるべく簡潔にまとめて、自分がこれまでどう言った職務に就いてきたのか、何をしてきた経歴があるのかをポイントを絞って書き入れるものなのです。

履歴書と職務経歴書の違い

履歴書と職務経歴書の違い①履歴書はフォーマットで一枚にまとめるもの

履歴書と職務経歴書の概要違いの一つ目としてご紹介するのが履歴書は「提携のフォーマットにまとめる」ものであることでしょう。概要として必須項目や住所、年齢から学歴などある程度記入しなければならないものが決められていて本人のアピールポイントというよりも、その人の基本的なプロフィールが重視されています。

履歴書と職務経歴書の違いとして、履歴書は決められたフォーマットの中で一枚にきっちりとまとめるものです。記入項目の中にしっかりと自分のプロフィールを記入し、アピールポイントよりも自分自身の情報を相手に伝えるための物、と思うと良いでしょう。自分という一人の人間を知ってもらうための用紙なのです。

履歴書と職務経歴書の違い②職務経歴書はスキルや人柄を重視されるもの

履歴書と職務経歴書の違いや、がいようとして二つ目にご紹介するのが「職務経歴書はスキルや人柄を重視されるもの」ということでしょう。つまり概要は基本的なプロフィールよりも、これまでの経験やスキル、その人がどういったことに長けているのかが重要なのです。

学生などの就活生においては、あまり使い慣れていないのが「職務経歴書」でしょう。しかし、転職経験のある方であれば、触れた経験もあるのではないでしょうか。職務経歴書の場合、多くは転職活動に使われることが多いようです。これまで行かされてきたスキルや、自分をアピールできる点を記入するのです。

履歴書と職務経歴書の違い③履歴書の方が複数項目があり記入項目が細かい

履歴書と職務経歴書の違いの三つ目としてご紹介するのは「履歴書の方が記入項目が細かい」という点でしょう。項目が複数あり、基本的なプロフィールから、得意科目や特技、自分の長所短所だけではなく、本人希望欄や通勤時間など細かく項目が用意されているのです。

しかし、自己アピールや志望動機などの項目はあまり大きな記入欄は用意されていないことが多く、自分が書きたいと思っていてもあまり細かく書けないといったデメリットが生じるようです。つまり、履歴書は職務経歴書に比べると「自由度」が低くなると考えていいでしょう。

職務経歴書のフォーマットサンプル

職務経歴書の書き方フォーマットサンプル①キャリア式

職務経歴書の書き方フォーマットとして、一つ目にご紹介するのが「キャリア式」のフォーマットです。どう言った職業の会社に転職のため、職務経歴書を提出するのかによって、職務経歴書の書き方やフォーマットが変わってくると言われています。一つ目の「キャリア式」は転職回数が多い方向けです。

またフォーマットは転職回数だけではなく、キャリアアップや昇格など自分の立場が変わる機会が多かった場合にもこちらの「キャリア式」を選びましょう。主な内容は、これまでの経験を分野に分けてまとめた形式です。例えば「営業職」とタイトルを付けて、これまでの経歴を記載しましょう。

「接客業にかかわる経歴」や「サービス業経歴」など、それぞれ行ってきたジャンルに分けて、どのお店でどれくらい働いていたのか、どういった役職を任されていたのか、など詳しく記入しましょう。自分の立場や業務内容など細かく記載できると良いですね。

職務経歴書の書き方フォーマットサンプル②編年体式

職務経歴書の書き方フォーマットの二つ目は「編年体式」です。こちらが一番一般的であるとも言われていて、履歴書に記載する「職歴」と同じ形式の書き方です。これまでの経歴をしっかりと記載し、見てほしいと思う方向けの書き方で、今まで携わってきた職業を時系列にして記載していきます。

時系列に記載することによって、これまでの経歴や業務の内容からどれくらいのスキルが備わっているのか、などが一目で理解できるようになるのです。職務経歴書の基本形であるとも言われていますから、しっかりと社会人として時系列順に自分の経歴を知ってもらいたい人はこの「編年体式」で職務経歴書を書いていきましょう。

職務経歴書の書き方フォーマットサンプル③逆編年体式

職務経歴書の書き方フォーマットサンプルとして三つ目にご紹介するのが「逆編年体式」です。こちらは先ほどご紹介した「編年体式」とは全く逆の方式であるととらえていいでしょう。つまり、直近の職業からこれまでの経歴を記載していく書き方です。この場合前職の経験をまずアピールしたい方向けのフォーマットです。

一番直近でどういった仕事をしていたのかが、一目見てすぐわかりますので一番得意分野だったり今一番スキルとして身についていることをアピールすることが可能です。直前に書かれているのが、一番最近まで働いていた職業ですので、前職の経験をまず知ってもらいたい方はこちらの「逆編年体式」を選びましょう。

職務要約を書くポイント4選

職務要約を書くポイント①結論をまず記載すること

職務要約を書くポイントの一つ目に挙げられるのが「結論」をまずは記載することです。職務要約を書く目的をまず考えてください。転職希望先に「何を」知ってもらいたいのでしょうか？自分のことやこれまでの経歴、アピールポイントを知ってもらうことが何よりも重要なのです。

よって、これまでしてきた経験の「動機」や「心情」などは一切意味がありません。経歴といっても、その人の人生や感情などは当然ながら人事側はあまり興味がないのです。あくまでも人事が気にしているのはこれまでの経歴によって何が「スキル」として備わっていて、即戦力になるかどうかなのです。

目的を見失ってしまって、作文のような内容の職務要約になってしまったら相手にとって読みづらいものになってしまいます。読み手は職務経歴書によって何を知りたいのかをしっかりと理解したうえで職務要約を書くのがポイントです。

職務要約を書くポイント②だらだらと長い文章にしないこと

職務要約を書くポイントとして二つ目にご紹介するのが「長い文章にしない」ことです。実際のところ、職務経歴書や履歴書といった書類に関しては人事はすべて見ないとも言われているのです。ましてやたくさんの就職希望者を見極めなくてはならないのですから、じっくりと隅から隅まで読むことはあまりないのです。

そういった実態を考えたうえで、職務要約を書こうと思った時に句読点がなく一分がだらだらと長いものでは読んでもらえないと感じませんか？ましてや「要約」するものですから、文章は簡潔であることが望ましいのです。一目で人事がこの人はこんなことがと伝えたいのだ、と理解できるものの方が有利に面接が進みます。

職務要約を書くポイント③主観的ではなく客観的に書く

職務要約を書くポイントとして、実は忘れがちで重要なポイントなのが「客観的」に物事を書くことなのです。例えば「社内では営業力に長けていると思っている」といった記載の仕方では「主観」的な捉え方になっています。これでは「実績」であるととらえてもらえない可能性があるのです。

客観的にとらえることが出来る実績や成果などを中心として、しっかりと分かるように書くと自分自身のスキルや実力をアピールすることが出来るでしょう。具体的には「前職では〇〇万円の売り上げに貢献、半年ほどで〇〇を成長させた」と、内容を具体的かつ客観的に見た評価を記載するのです。

実績を証明できるような、表彰などがあるとなお良いでしょう。自分のことを客観的に見た時どれくらいのスキルがある人間なのかをとらえて、それを人事に伝えられるように客観視するのが重要です。

職務要約を書くポイント④具体的な数字を記載する

職務要約を書くポイントの四つ目は「具体的な数字を記載」することです。人事や面接官が何よりも知りたいのが「経験」であり「実績」です。つまりその人の意欲やどれだけ頑張ったか、という人柄の部分に関しては二の次であると考えておいて良いでしょう。

前職やこれまでの職場でどのような功績だったり、どのような成果を上げてきたのかを重視して考えているのです。よって、人事が欲しい情報は具体的な数字として明記されることです。前職での活躍をしっかりと分かりやすく「数字」で記載します。

職務要約の書き方・例文6選

職務要約の書き方・例文①携わってきた職務内容を記載

職務要約の書き方・例文としてまず一つ目にご紹介するのが「携わってきた職務内容」をしっかりと記入することでしょう。総務職などでは、固定資産管理から文書管理などさまざまな重要な内容の管理を任されるでしょう。任された仕事の内容をしっかりと具体的な名前で記載してください。

例文としては「〇〇会社に入社し、文書管理から株式実務といった業務を任されていました。また個性資産管理においては、これまでの〇〇を見直した結果、経費を〇〇万円削減させました。」このような内容で、具体性を持って記載するようにしましょう。

職務要約の書き方・例文②販促内容や実績

職務要約の書き方・例文として二つ目にご紹介するのが「販促内容や実績」をしっかりと記載することです。こちらは主に「販売業」をしていた人に当てはまる内容です。販売業の場合は、どれだけそのお店に貢献できたのか、を記載するのが重要でしょう。販促物の作成を具体的に記します。

「〇〇会社では販促として〇〇に取り組みました。その結果、〇月の売り上げは〇〇%アップし、売り上げに貢献しました。お客様からも〇〇が素晴らしいと、とても喜ばれました。月の売り上げを〇〇%まで伸ばしました。」販売職では売り上げのために自分がどれだけのことをしたのか、結果何が得られたのかを記載しましょう。

職務要約の書き方・例文③使えるソフトの記載

職務要約の書き方・例文の三つ目は「使えるソフトの記載」をすることです。職業によってはパソコンの専用ソフトを使用するような業務もありますよね。具体的には「Word」「Excel」「PowerPoint」などの基本的なソフトから、「Photoshop」や「illustrator」です。

こういった専門知識のいるパソコンソフトが使えると、専門的な職業に転職する場合はかなり有利であると言われています。「大学卒業後〇〇株式会社にて、Photoshopをメインにしようし営業資料やデータなどを作成してきました。」など、専門のソフトを記載し、それによってどのような貢献をしたのかを明確にします。

職務要約の書き方・例文④営業の成果

職務要約の書き方・例文の四つ目として挙げられるのが「営業の成果」でしょう。営業職として活躍した人は、これまでの経歴を具体的に記載するのが重要です。どれくらいの利益を生み出した経験があるのか、上記でも述べましたように数字をしっかりと記載しつつアピールするのです。

例文は「新卒として〇〇会社に入社し、営業職として〇〇関係の企業を中心に自社製品の営業に取り組みました。成約した企業は〇〇社、年間約〇〇万円の利益に貢献しました。〇〇年度には優秀賞を受賞し、代表として表彰されました。」と、どのくらいの功績を出し結果会社にどれだけの利益を生み出したのかを明記しましょう。

職務要約の書き方・例文⑤取得した資格

職務要約の書き方・例文の五つ目にご紹介するのが「取得した資格」を明記することです。職業によっては「資格」が必要となる場合がありますよね。事務のお仕事でも「簿記検定」や「文書デザイン検定」などの資格が必要となる場合があります。必要がなくても自分から取得した場合もしっかりとその旨を明記するべきです。

「〇年度に〇〇会社に就社後、事務として働いてきました。請求書の発行や処理業務、決算処理までデータの作成に携わりました。その中で簿記検定〇級を取得しプロフェッショナルとしての意識を持ち、励んでまいりました。」自分のアピールできるポイントをしっかりと知ってもらうためにも取得した検定も記載しましょう。

職務要約の書き方・例文⑥ほかの部署との関わり

職務要約の書き方・例文の六つ目に挙げられるのが「他の部署との関わり」です。一見すると関係がないようにも感じられますが、例えば事務として資料作成をしたのち営業の方にどれだけ貢献することが出来たのか、結果としてこれだけの利益につながったのだ、とアピールが出来るのです。

資料作成やデータの取りまとめによって、営業職の方が助かる場面はかなりありますから、他の部署との関わりを記載しても良いでしょう。例文は「事務職として資料作成をしており、効率アップや社内共有データの管理などを任されていました。データ管理を徹底し共有させることで効率が上がり〇〇に貢献してきました。」

職務要約を複数する場合は

職務要約を複数する場合①全体は200文字から300文字に抑える

職務要約を複数する場合、なるべく200文字から300文字以内に抑えるように努力しましょう。要約をするわけですから、あまりに内容が長くなってしまうと要約の意味がないのです。重要なのは何をアピールしたいのか、ですから「要点」だけをまず初めに記入してしまうくらいでも丁度良いでしょう。

職務要約を複数する場合②一番知ってほしい見てほしい部分を先に記載する

職務要約を複数する場合として、二つ目にご紹介するのが「一番見てほしい部分」を先に記載することです。職務要約が複数になってしまったりこれまでの経歴が長いの場合は、何を一番に知ってほしいのかを先に記載しましょう。どんなに素晴らしい経歴があっても、知ってもらわなくては意味がありませんよね。

相手が何を知りたいのかを理解し要点を絞って職務要約を書きましょう！

今回は職務要約を書くときのポイントをメインに、職務経歴書と履歴書の違いや職務要約の例文など、さまざまな点から掘り下げてきました。働き方や職業が多様化してきている現代では、転職をすること自体が悪いことである、と感じられるのはもはや古いのかもしれません。

たくさんの経験を積み、そしてそれを活かせる仕事に就くことが何よりも喜びでもありますね。転職活動の上で、職務経歴書や職務要約はかなり重要なものとなってきます。相手はあなたの何を知りたいのか、こちらは何をアピールしたいのかしっかりと要点を絞ったうえで、職務要約を書くようにしましょう。

履歴書を書こうと思った時、実は意外と引っかかってしまうのが「履歴書が書ききれない時」と言われています。転職やアルバイトなど履歴書を書くときに職歴が足りなくて、書ききれない時の対処法について以下の記事では、詳しく掘り下げられています、是非そちらの記事もご参考にされてみてはいかがでしょうか。

履歴書の職歴が書ききれない・足りない場合の対処法は？転職/パート

履歴書の職歴が多いので書ききれない場合や、少なすぎて足りない場合はどうしたら良いのでしょうか。転職が多すぎて欄に職歴や学歴などが書ききれない場合や、無職期...