ビジネスでの招待状の返信方法は？マナーや欠席の書き方・ハガキでも

ビジネスでの招待状とは

ビジネスでの招待状とは：祝賀会やパーティーなどで用いられる

ビジネスでの招待状とは、1つ目にご紹介するのは祝賀会やパーティーなどで用いられるという点です。プライベートな場面で受け取る招待状は結婚式などのものが多いかと思います。しかし、ビジネスの場面で受け取る招待状は祝賀会やパーティーなどの席のものが多いです。

祝賀会やパーティーだけでなく、懇親会や展示会などの招待状もビジネスの場面では受け取る場合が想定されます。しかし一貫して言えることは、どれもビジネスに関係しているものだと言えます。例えば出版社などに勤めていれば、担当する作家のパーティーや祝賀会などの招待状をもらうことが予想されます。

また、取引先の企業の創立記念パーティーなどの招待状を受け取るパターンもあります。ですからビジネスの場面でもらう招待状は仕事の一環だと考えるのが妥当です。プライベートでの招待状とはまた違った認識でいるべきであると言えます。

ビジネスでの招待状とは：案内状と招待状は違う

ビジネスでの招待状とは、2つ目にご紹介するのは案内状と招待状の違いについてです。案内状と招待状を同じものだと考えていらっしゃる方も多いかもしれません。しかし、案内状と招待状は違うものであるのです。

一般的に、招待状とは少人数の人が出席する会合やパーティーの際に用いられます。費用も主催者側が負担するようなものが多いです。逆に案内状は大人数の会合や大規模なパーティー、祝賀会の際に用いられます。混同しないように注意しておきましょう。

しかし、案内状と招待状の返信のマナーが全く違うなどということはありませんから、あまり気を遣わなくとも大丈夫です。ただ、届いたハガキに案内状か招待状と書いてあるかでそのパーティーや祝賀会の規模が大体想像できるという点ではこの違いについて覚えておいた方がいいでしょう。

ビジネスでの招待状とは：参加を促している意味がある

ビジネスでの招待状とは、3つ目にご紹介するのは参加を促している意味があると言う点についてです。ビジネスの場面で受け取る招待状や案内状は、ただ単に祝賀会やパーティーの開催を通達するだけのものではありません。暗に参加を促しているという意味があります。

ですから、欠席する際にはしっかりマナーを踏まえて失礼のないようにする必要があります。先ほどご紹介したように、ビジネスで受け取る招待状はプライベートとは違い、仕事の一環だと考える必要がありますから、今後の仕事に差しさわりがないように最善の注意を払うようにしましょう。

以下の記事では手土産の渡し方についてのマナーがまとめられています。手土産はビジネスの場面ではもちろん、プライベートな場面でも用いられることが多いですから基本的なマナーはしっかりと押さえておきたいですよね！同時に添える言葉や渡すタイミングについても記載されているのでチェックしましょう。

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ビジネスでの招待状の返信のマナーやポイント

ビジネスでの招待状の返信マナーやポイント①ハガキの「御」や「様」を消す

ビジネスでの招待状の返信マナーやポイント、1つ目にご紹介するのはハガキの「御」や「様」を消すというポイントについてです。招待状の多くはハガキで来る事が想定されます。その場合、ハガキの裏書きに出席と欠席の2つが書かれています。

また、あなたの名前や住所を書く欄も記載されていることでしょう。その場合、ハガキに書いてある「御」や「様」を消してから返信するのがマナーです。この際、二重の斜線を引くようにしましょう。一般的な招待状ハガキの場合は「御出席」「御欠席」の「御」と「御住所」「御芳名」の「御」を消す必要があります。

また、自分の名前に「様」がついている場合はそれも消すようにしましょう。また、出席する場合には「御欠席」そのものを、欠席する場合には「御出席」そのものを全て二重線で消すようにするのが最低限の返信ハガキのマナーの書き方となります。これはプライベートな場面でも同じですから覚えておきましょう。

ビジネスでの招待状の返信のマナーやポイント②お祝い事には「寿」でもOK

ビジネスでの招待状の返信マナーやポイント、2つ目にご紹介するのはお祝い事には「寿」でもOKという点についてです。主に結婚式といっためでたい席での招待状では二重線の代わりに「寿」という文字で消すのもOKです。これは二重線で文字を切ることが縁を切ることに繋がると考えられているからです。

そのため、結婚式などのお祝い事の際には「寿」というめでたい文字を使用して消すのもマナーとなっています。さらに、「寿」の文字は朱色の毛筆で書くこともあります。決してマナー違反では無く粋な行動と見なされるのでやってみてはいかがでしょうか？

ただビジネスの場面で結婚式の招待状をもらうことはなかなかないかと思います。祝賀会などもおめでたい席ではありますが、「寿」をしようするのは結婚式が一般的ですから、迷ってしまった場合には無難に二重線で消しておいた方がよいかと思います。

ビジネスでの招待状の返信のマナーやポイント③一言添える

ビジネスでの招待状の返信マナーやポイント、3つ目にご紹介するのは一言添えるというポイントです。出席や欠席に関わらず、招待状ハガキを返信する場合には一言何か言葉を添えるようにしましょう。その際には「スケジュールの都合がつかず、失礼させて頂きます」や「次回を楽しみにしております。」などが良いです。

出席する場合には「お招きいただきありがとうございます」「当日を楽しみにしております」などの言葉を添えると良いかと思います。一言添えるのは招待状の返信ハガキを送る場合のマナーになりますから、出席欠席に関わらず、必ず書くようにしましょう。

ビジネスの場面で、喪中の場合は何かと気を遣う必要があります。しかし、喪中の際には一体どのような制約や決まりがあるのか御存じない方も多いかもしれません。以下の記事では喪中の挨拶のマナーなどについてまとめられていますから、一度チェックしておきましょう。

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ビジネスでの招待状の返信の書き方

ビジネスでの招待状の返信の書き方①出席する際の書き方

ビジネスでの招待状の返信の書き方、1つ目にご紹介するのは出席する際の書き方についてです。パーティーや祝賀会などで招待状をもらった場合、出席の旨を返信するハガキでやらねばならばいことが3つあります。1つ目は出席の部分に〇を囲み、その上の「御」を消すこと。

2つ目は「御欠席」を二重線で消し、「御芳名」や「御住所」の「御」の部分を二重線で消します。先ほど御説明したようにこの二重線は結婚式などのおめでたい席では「寿」で消すのも大丈夫ですから、相手やシーンを考えて使い分けるのも良いでしょう。

また、3つ目に必要なのは添える一言です。出席する場合には「祝宴にお招き頂き、光栄です。」や「幹事の方にはご手配、ありがとうございます。」などの一言を添えるようにしましょう。プライベートでは砕けた言葉でも大丈夫ですが、ビジネスでは堅い言葉で一言を添えるように心がけましょう。

ビジネスでの招待状の返信の書き方②欠席する際の書き方

ビジネスでの招待状の返信の書き方、2つ目にご紹介するのは欠席する際の書き方についてです。欠席する場合でも、これといって出席と変わった工程は必要ありません。まずは欠席の部分を〇で囲み、その上についている「御」を消します。そして「御出席」を二重線で消します。

また、「御芳名」や「御住所」の「御」の部分や、あなた宛てに「様」があるのならそれも二重線で消すようにしましょう。また、欠席する場合でも一言を添える必要があります。逆に欠席するなら丁寧に一言を添える必要がありますから心がけておきましょう。

その場合には「幹事の皆様にはご面倒をおかけします。今回は都合がつかず、欠席とさせていただきます。宜しくお願い致します。」などの言葉がよいでしょう。相手との関係性や距離感などを考えて慎重に言葉を選ぶようにしましょう。

ビジネスでの招待状の返信の書き方③届いてから2～3日以内に返信を

ビジネスでの招待状の返信の書き方、3つ目にご紹介するのは届いてからいつまでに返信ハガキを送るのかという点についてです。ビジネスの招待状などをもらった場合、返信ハガキを一体いつまでに送ればいいのか悩む方も多いかもしれません。

招待状が届いた場合は2～3日以内に出すのがマナーです。遅くても1週間以内には返信するのが基本ですから遅くならないようにしましょう。招待して下さる相手は返信ハガキが届いてからたくさん準備することがあります。人数の把握ができていないと取りかかることのできない事もありますから気を遣いましょう。

今回は、招待状の返信ハガキのマナーについてご紹介していますが、以下の記事ではハガキや封筒の書き方などビジネスで想定されるマナーについてまとめてあります。合わせて勉強しておくことで、手紙類のマナーは問題ないでしょう。

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英語の招待状の返信方法

英語の招待状の返信方法①出席する場合

英語の招待状の返信方法、1つ目にご紹介するのは出席する場合の返信についてです。「Thank you so much for your invitation.I would like to attend the party.I look forward to it very much.」

英語ならこれがよい例文の1つになります。日本語訳は「御招待頂き誠にありがとうございます。是非パーティーに参加させて頂きたいです。楽しみにしております。」となります。比較的簡単な英語ですから、英語で届いた招待状の場合にはこのような文を添えると良いです。

英語の招待状の返信方法②欠席する場合

英語の招待状の返信方法、2つ目にご紹介するのは欠席する場合についてです。「Thank you for your invitation,however I have something another schedule.I will not be able to attend this time.」

日本語訳は「御招待頂き誠にありがとうございます、しかし他の予定が入っております。今回は出席することができません。」となります。英語での招待状であっても、日本語の招待状と同じように一言添えて返信するのがマナーですから、これから国際化の時代になっても覚えておきましょう。

招待状のマナーを学びましょう！

いかがでしたか？招待状は、決してプライベートな場面だけでなく、ビジネスの場面でも受け取る場合が多いです。しかしビジネスの場面で受け取る招待状はプライベートのものとは違い、仕事の一環だと考える必要がありますから失敗はゆるされません。マナーをしっかり学んでおく必要があります。

少しでも間違えてしまうと、常識知らずとして恥ずかしい思いをする羽目になりますから、身につけておく必要があります。また、招待状がハガキで送られてきた場合は「御」や「様」を消すなどの決まりもありますし、めでたい席には「寿」で二重線の代わりを為すこともありますからマスターしておきましょう！