始末書のテンプレートと書き方例文5選!顛末書や反省文との違いとは?

業務中にミスをしてしまったりして始末書を書かなければいけなくなることは誰にでもありますよね。決まったフォーマット・テンプレートがないと焦ってしまうこともあります。今回は、始末書の書き方・例文についてご紹介します。始末書を書く用紙などもご紹介しますので、いざというときのために準備しておきましょう!

始末書とは?顛末書や反省文との違いは?

始末書と顛末書や反省文の違いとは

謝罪

始末書とは、企業内で自分が犯した失敗やミス、不始末やトラブルが発生した場合に、企業に対して最初から最後までの顛末を報告する書類の事です。どのような状態の時に、どんな失敗やミスを犯してしまったのか、その失敗やミスでどのような問題がおこったのかなどを詳細に説明するものです。

同時に再発防止のために、どのような対応をしていくのかなどの意見も必要となります。問題となったことで、どのような被害や損害が出たかなど、事細かく用紙に文章に手書きで書いて説明するのが始末書です。一般的に始末書と顛末書は同じように扱われる場合もあり、顛末書なしの場合もあります。

この顛末書も始末書と同じような内容になりがちですが、始末書はある意味、反省文の意味合いが強いようです。通常は、始末書に反省や謝罪の文章を記載するようにします。

顛末書について

こまった

顛末書は、業務上に起こったミスや不祥事、トラブルなど、勤務先の企業や職場、取引先やお客に対して生じたトラブルや問題を報告する為に用紙に作成する書類の事です。顛末書は、反省文や謝罪文ではなく、業務上において、どのような状況でトラブルや問題が生じたのか、その原因の発端は何だったのかを書く書き方です。

続いて、そのトラブルや問題に対してどのような対応をしていったのか、その結果どうなったのか、今後の対応策はどのようにするのかを具体的に分かりやすく記載していきます。

顛末書に求められているのは、生じたトラブルや問題の事実関係なのです。報告書の内容が分かりにくいと、顛末書の意味がなくなってしまいます。出来るだけ簡潔に文章をまとめて書くようにします。

始末書について

困った

始末書が反省文の意味合いが強いと説明しましたが、顛末書にも反省の気持ちや謝罪の気持ちを記載する場合もあります。顛末書や始末書は、企業によってフォーマットの形式が決まっている場合が多く、その形式に従って手書きで記載していくのが一般的な書き方です。

フォーマットが無い場合は、始末書や顛末書の例文や、パソコンなどで文章を作成する場合に用いる雛形のテンプレートを利用するのが一般的です。

始末書を書かなければならない時とは?

始末書を書かなければならない時

困難

例えば、パソコン操作のミスで、保管していたデータを消してしまった場合や、企業の備品や設備などの器物を壊してしまった場合、自分の管理ミスにより、顧客や取引先に迷惑がかかった場合などさまざまな場面で始末書が必要になる場合があります。

飲み過ぎて二日酔いで出勤した場合や同僚ともめ事になり企業内で喧嘩になった場合、無断欠勤などの社内規則違反などでも始末書が必要になる場合があります。あまりにもひどい場合や、企業の就業規則違反、社内規程違反などを犯した場合は、始末書では済まずに解雇など、いきなり重い処分に科せられる場合もあります。

始末書を書いた後

反省

始末書は、自分自身が反省し、再発防止に取り組む姿勢を見せる意味合いもあります。これを記録として企業側が残しておく場合もあります。

改善の注意や指導を行なったにも関わらず、改善が見られない場合には解雇などの処置が取られます。その証拠として、始末書が利用される場合もあります。

始末書の書き方のポイント5選!手書きとパソコンの相応しいのは?

始末書の書き方のポイント①所定の書式がない場合

困った

始末書の書き方のポイントの1つ目は、所定の書式がない場合です。始末書は自分から進んで書くものではありません。企業から求められた時に書きますが、その前に問題やトラブル、不始末が起きた事を上司に報告するようにします。

また、始末書を書くようにと上司から言われたら、企業に決められた書式の用紙が有れば、渡されると思います。用紙がなければ、上司に確認して書き方を聞いておきます。書式がある場合、手書きで書いていきます。

書式が無い場合でも、テンプレートやフォーマットを参考にして、分かりやすく記載していきます。反省の意志を示すものであり、手書きで書くのがおすすめです。始末書の宛名は会社の社長であることが一般的です。簡潔に分かりやすく、正直に記載し、当日、または翌日に提出します。

始末書の書き方のポイント②問題やトラブル、不始末の内容を書く

困った

始末書の書き方のポイントの2つ目は、問題やトラブル、不始末の内容を書くです。始末書は、最初に問題やトラブル、不始末の内容を書いていき、簡潔に分かりやすくまとめるようにするのがポイントです。

いつ、どこで、どのような状況で、誰が関わっているか、何が起きたかを順を追って記載していきます。問題やトラブル、不始末が起きた原因を記載します。ここでは、事実だけを冷静に、客観的にまとめます。素直に認める意味でも、言い訳などはしないようにします。

起きた問題やトラブル、不始末に対して、今後の課題や対応策、予防策をまとめて記載します。始末書の最後には、2度と繰り返さない決意や謝罪文、誓約書的な文章で締めくくります。始末書はフォーマットを用意して、パソコンで書いても問題はありません。

始末書の書き方のポイント③始末書を書く用紙

紙

始末書の書き方のポイントの3つ目は、始末書を書く用紙についてです。手書きの場合はビジネス文書は縦書きに書きますので、罫線が縦に入ったものを選びます。白無地の場合は下に罫線の紙をしいて曲がらないように書くのがポイントです。用紙の大きさはA4サイズもしくはB5サイズにします。

パソコンで書く場合は、誤字脱字が減るのがメリットです。ただし署名と捺印をする場合は必ず自分の文字で書き自分で印鑑を押します。この場合の用紙はコピー用紙で大丈夫です。また用紙の大きさは手書き同様A4かB5となります。

始末書の書き方のポイント④挨拶はいらない

文章

始末書の書き方のポイントの4つ目は、挨拶はいらないです。始末書を書く上で時候の挨拶などは必要がありません。始末書はあくまでビジネス文書の中で要点だけを伝えてほしい文書の1つです。そのため長々と時候の挨拶や、結語などは書かなくてよいことになっています。

始末書では、要件だけを伝えられるように、誰宛の文書であるのか、起きてしまった内容や反省点や今後の改善策を簡潔にまとめて文書にする必要がありますので注意しましょう。

始末書の書き方のポイント⑤お詫びと再発を防ぐための策を書く

文書

始末書の書き方のポイントの5つ目は、お詫びと再発を防ぐための策を書くです。始末書では起きてしまったトラブルの内容を書いた後に、お詫びと再発を防止するために今後行っていく行動について書いていくものです。反省したうえで、今後はどう対処していくのかが、大切なためです。

対応策を書いている時は、最後にお詫びや、再び同様な事が起きないように注意していくという内容を書いて締めます。会社や相手に対して誠意ある行動をすることを伝える事が重要です。

始末書のテンプレート・フォーマット・例文5選!

始末書のテンプレート・フォーマット①社長等の上長に対しての場合の例文

困難

始末書のテンプレートの1つ目は、社長等の上長に対しての場合です。1段目の右上に上長名前を書きます。2段目の左に○○会社社長 ○○様、3段目に自分の役職と名前、押し印をします。4段目中央に始末書と少し大きめに書きます。5段目からの文章を書きます。

私はこのたび、一部に機密事項(個人情報)を含む重要書類を紛失するという重大な不始末を犯しました。これは、私の職務に対する軽率な姿勢が原因であると自覚しております。現在の時点では、紛失による被害が確認できていませんが、次第によっては関係者に重大な損害やご迷惑を与えかねない不始末です。

勤務先ならびに関係各位に対し、心からお詫び申し上げます。今後はこのような不始末がないように、私に与えられた職務と責務について自覚を持って、2度と同じ過ちを繰り返さない事をここに誓いますので、寛大なご措置のほどをよろしくお願いします。以上で締めくくります。

始末書のテンプレート・フォーマット②操作のミスでデータを消去した場合

困難

始末書のテンプレート・フォーマットの2つ目は、操作ミスでデータを消去した場合です。1段目に社長や上長の名前、右上に日付を記載します。2段目の左に○○会社社長 ○○様、3段目に自分の役職と名前、押し印をします。4段目中央に始末書と少し大きめに書きます。

「平成○○年○○月○○日、私はパソコンに保存していた重要な○○関係のデータを誤って消去してしまい、多くの関係各位に多大なるご迷惑をおかけしました。この度の不始末は、指示されていないにも関わらず、私の独断でパソコンの不要ファイルを消去していた矢先に生じた不祥事であり、深く反省しております。」

「会社ならびに関係各位に多大なご迷惑をかけ、心からお詫び申し上げます。今後は今回の不始末を肝に銘じ、業務において上司の指示なしに自己判断で行わず、全ての業務に細心の注意を払って職務を全うする事を誓います。このたびの不始末につきましては、寛大なご措置を賜りますようお願いします。」という例文になります。

始末書のテンプレート・フォーマット③上司の指示を無視して帰宅した場合

困った

始末書のテンプレート・フォーマットの3つ目は、上司の指示を無視して帰宅してしまった場合です。上司の指示を無視して帰宅した場合、職務放棄として受け取られかねませんが、始末書で済む場合もあります。

「1段目に社長や上長の名前と日付を記載します。2段目の左に○○会社社長 ○○様、3段目に自分の役職と名前、押し印をします。4段目中央に始末書と少し大きめに書きます。5段目からは平成○○年○○月○○日、私は上司の指示に従わず、任された職務を遂行せぬまま定時に退社する身勝手な行動をしてしまいました。」

「これは、職場において就業規則のルールを軽視した無責任な行動であり、上司ならびに職場の皆様に多大なご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。今後は職務に対する基本姿勢を改め、二度とこのような不始末をしないことを誓います。」という例文になります。

始末書のテンプレート・フォーマット④備品や設備を損傷させた場合の例文

困難

始末書のテンプレート・フォーマットの4つ目は、備品や設備を損傷させた場合です。1段目に社長や上長右上に日付を記載します。2段目の左に○○会社社長 ○○様、3段目に自分の役職と名前、押し印をします。4段目中央に始末書と少し大きめに書きます。5段目からは文章を書きだします。

「平成○○年○○月○○日、私の業務怠慢の結果、不注意で○○室の備品と周辺設備に多大な損害を与えてしまいました。今回の不始末につきまして、十二分に反省しています。」

「今後は、毎回の安全確認を劣らないように注意深く勤務に遂行してまいり、再びこのような不始末を起こすことがないように万全の注意を払っていく事を誓います。まずは、本状をもちまして深く謝罪いたします。」という例文になります。

始末書のテンプレート・フォーマット⑤営業車をブロック塀にこすった場合

困難

始末書のテンプレート・フォーマット5つ目は、営業車をブロック塀にこすった場合です。1段目に社長や上長右上に日付を記載します。2段目の左に○○会社社長 ○○様、3段目に自分の役職と名前、押し印をします。4段目中央に始末書と少し大きめに書きます。5段目からは文章を書きだします。

「このたびは、営業車の件で大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。平成○○年○○月○○日午後○○時頃、取引先から帰社し、当社の駐車場に入庫させる際に、私の不注意により営業車の右側前方をブロック塀にこすってしまい、営業車のフロントバンパーの一部を損傷させてしまいました。」

「損傷部分の修理につきましては、現在○○を通じて処理をお願いしています。今後は再びこのような事故を起こさないよう、普段から安全運転ならびに安全確認を怠らないように注意してまいります。ご迷惑をおかけしまして、まことに申し訳ございませんでした。」という例文になります。

始末書の書き方や提出する時の注意点とは?

始末書の書き方や用紙の注意点

困難

始末書は、会社に準備された形式の書類がある場合はその用紙を使用します。問題やトラブルが起きた場所や時間を忘れないように記載するようにします。始末書というタイトルは必ず用紙の真ん中に少し大きめの文字で記載するようにしましょう。

お詫び、反省文は必ず記載します。お詫びや反省文がない始末書は意味がないのです。現在の対応と再発防止策も忘れないようにします。原因が分かっていれば、対応策もあります。会社側が安心出来るような書き方をします。またその場合は例文を使用しても問題はありません。

始末書を提出する際には、決まった書式の用紙なら、そのまま上司に提出しますが、フォーマットやテンプレートの例文を参考にして記載した用紙の場合は、無地の封筒に入れて提出しましょう。

始末書を手書き封筒で提出する時の注意点

反省

始末書を提出する時の注意点は、白地の二重封筒に入れて提出することです。封筒の種類として二重になっている白地の封筒などは100均でも販売されていますのでそちらを利用しましょう。また表にはすぐにわかるように筆ペン等で「始末書」と題名を書きます。

中身が始末書であることがわかれば、問題ありません。そして裏には所属部署と名前を記入します。宛名を封筒の表に書く必要はありませんので注意しましょう。

始末書の書き方や例文

始末書は決まった形式の用紙でも、基本的には黒ペンで手書きをします。会社によってはパソコンで作成するばあいもありますが、名前は自署とするのが基本です。決まった形式の用紙が無い場合は、便せんに手書きで書いていきます。フォーマットやテンプレートの例文を参考にするのが間違いのない書き方となります。

例文等を用いて、始末書を提出する場合の封筒は、出来れば白無地の二重封筒を使いましょう。始末書は、自分の不始末を謝罪するものです。企業内の立場はもちろん、厳しい処分を受ける前に自分の誠意を見せるものです。重大なミスでなくても、本人の気持ちを引き締める意味で用いられる場合もあります。

ビジネスシーンでは、始末書や顛末書の書き方は常識になっている位です。始末書を書くように言われたときは、速やかに提出するようにしましょう。以下の記事も参考にご覧ください。

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