ホッチキスの正しい位置や止める角度は?ビジネスマナーとして綴じる前に再確認!

ホッチキスには正しい止め方があるのをご存じですか?今回は、ホッチキスの正しい位置や止める角度をご紹介します。また、ホッチキスの2か所止めの位置、分厚い書類・冊子を作る止め方などもご紹介します。ビジネスマナーとして、資料を綴じる前に再確認しておきましょう。

ホッチキスの正しい位置とは?

①横書きの位置は「左上」

書類

ホッチキスの正しい位置は、横書きの書類の場合は「左上」に止めるのがマナーです。横書きで作成された文書を読む時には、「左上」から始まって「右下」で終わります。最後まで来たら文章が終わる「右下」を持って、書類をめくるという動きが多くの人の習慣と言えます。

つまり、ページをめくる側と対角線の位置に止めるというのが一般的な止め方です。また、日本人は右利きが多いことから、ペンを右手で持って、左手で書類のページをめくります。多くの人がめくりやすいというのも、「左上」にある理由です。

②縦書きの位置は「右上」

仕事

縦書きの書類では、「右上」にホッチキス止めするのがビジネスマナーです。縦書きで作成された文書を読む時には、「右上」から始まって「左下」で終わります。最後まで来たら文章が終わる「左下」を持って、書類をめくるという動きが多くの人の習慣と言えます。読む方のことを考えて、「右上」にするのが一般的と言えます。

③横書き・縦書きが混在の位置は「左上」

入力作業

横書きと縦書きの両方の文書が書類の中に入るという場合には、「左上」に止めます。「左上」に止めるのがビジネスマナーです。例えば縦書きの文書の中に、図解やデータ表などの資料を、横向きに印刷されて入れる場合があります。その際は横向きの文書を、左に90度回転させ縦向きにして止めるようにします。

ただし、横書きの書類が多くある場合、「左上」と「右上」のどちらにホッチキスを止めるかは、見る方向に合わせて決めるようにします。その際には、文章の読み進めやすさや紙をめくる動作のしやすさなどを考えて、止めるのが良いでしょう。

ホッチキスの止める角度とは?

①基本の角度は「斜め45度」

挟む

ホッチキスを止める角度は、紙に対して「斜め45度」で止めるのがマナーです。ホッチキスの針が縦や横にまっすぐ、紙と平行になっていると、めくりづらいと感じます。書類も収まりが悪くなって、ホッチキスを止めた箇所にシワが入るということもあります。

②独自ルールの場合もある

会議の部屋で話し合い

ホッチキスの角度は、あえて別の角度にしている場合もあります。例えば、紙に平行の位置に止めたり、アンケートを取り外しやすいように角すれすれの位置に止めたりという、独自のルールによって角度が違うこともあります。社内ルールや担当者のやり方や、周囲の様子を確認するのも大切になってきます。

ホッチキスの「2か所止め」の位置とは?

①上部に2か所

ホッチキス

ホッチキスは紙と平行の位置の「上部2か所止め」にすると、紙を「上側」へめくりやすくなります。例えば、書類の「上」から「下」に目を通していくものや全体的に見るものなどは、最後まで来たら文章が終わる「下側」を持って、資料をめくるという動きが多くの人の習慣と言えます。

パワーポイントで作成された資料は、この「上部2か所止め」をすると、めくりやすく見やすいのでおすすめです。また、会議室が縦に広いテーブルなどの場合も、横に広げるよりも上にめくる方が便利です。書類を使う場所に合わせて、ホッチキスの止める位置を決めるのも良いでしょう。

②左側に2か所

仕事をする

紙と平行の位置の「左側2か所止め」にすると、「左側」にめくりやすくなります。例えば、横書きで書かれた書類を「左側」にめくっていく時などに、ホッチキスの針を縦にまっすぐになるようにするとめくりやすくなります。

会議室のテーブルが横に余裕があり、広げても大丈夫であれば、この「左側2か所止め」にするのも良いでしょう。また、「1か所止め」は安定感がないため、破れてしまったり外れてしまったりすることがあります。「2か所止め」は書類がしっかり安定するので、契約書などの大事な書類などにもよく使われます。

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ホッチキスの分厚い書類の止め方

①用意する物

針とホッチキス

分厚い書類を止めるには、発泡スチロールのトレイを用意しましょう。スーパーの惣菜などが入ったトレイなどで大丈夫です。ホッチキスは針の長さが足りれば、厚みがあっても止められます。トレイを使えば、針が刺さらないことや折れ曲がることなくひとまとめに出来ます。

    用意する物

  • ホッチキス
  • 発泡スチロールのトレイ

②止め方

文具

分厚い書類の止め方は、5cm四方に切り出した発泡スチロールのトレイを、書類の下に入れてそのまま止めるだけです。資料の途中で折れ曲がっていた針が、下までしっかり通ります。針が飛び出たままでは怪我をすることもあるので、必ず針先を押さえておきましょう。

    止め方

  1. 1発泡スチロールのトレイを綺麗に洗って、5cm四方の正方形に切り出す
  2. 2切り出したトレイを、まとめた書類の下にセットする
  3. 3書類を、トレイごとホッチキスで止める
  4. 4トレイを針から引き抜く
  5. 5飛び出ているホッチキスの針先をリムーバーで押さえる

ホッチキスで冊子を作る止め方

①用意する物

本

ホッチキスで冊子の止め方をする際には、いらない雑誌などがあると便利です。針を刺す時にいらない雑誌を下に敷くと、机などが傷付くのを防げます。冊子を止めるホッチキスは、180度開いた状態にして準備しておきましょう。

    用意する物

  • 180度開いたホッチキス
  • 古い雑誌など

②止め方

冊子

冊子のように止めるときは、ホッチキスを背表紙側から当てましょう。内側から針を刺しても冊子は出来ますが、針先が背表紙側にあると、怪我の原因になることもあります。そのため内側に針先が来るようにして、背表紙側から刺します。安定感が増すように、2か所に刺すのが良いでしょう。

    止め方

  1. 1180度開いたホッチキスを準備する
  2. 2製本したい書類を2つ折りにする
  3. 3ホッチキスの針の位置を、山折りの折り目に合うようにする
  4. 4ホッチキスを上から強く押して書類に針を刺し込む
  5. 5書類を裏返しにして、飛び出た針先をホッチキスのリムーバーで内側にたたむ

中綴じ冊子にする時には、袋綴じ設定や段組み設定で書類を作成しましょう。下記の「A4の半分の大きさは何cm?」の記事では、A4データを半分のサイズで印刷する方法も紹介されていますので、冊子用の書類を作る際の参考にしてください。

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ホッチキス止めしない方が良い場合とは?

ホッチキスの止め方についてご紹介してきましたが、ビジネスでは全ての書類をホッチキス止めするわけではありません。それぞれの社内ルールによって、止めない方が良い場合もあります。下記の例を参考に、迷った時は事前に確認しましょう。

①頻繁にコピーする

コピー機

頻繁にコピーすることが予想される書類は、ホッチキス止めしないことをおすすめします。コピーする時にホッチキスの跡が写り込むことや、針を外す時に書類が破れて劣化することがあるため、ホッチキス止めではなく、すぐに取り外せるクリップなどが良いでしょう。

②書類を見比べる

並べる

複数の書類を見比べるという場合も、ホッチキス止めしない方が良いでしょう。何枚も重なった書類を何度もめくって行ったり来たりするより、並べておいた方が見やすくなります。見比べることが予想される場合はホッチキス止めせずに、すぐに取り外せるクリップをしたりファイルに入れたりするのも良いでしょう。

③ファイルに綴る

ファイリング

ファイルに綴る書類も、ホッチキス止めをしない方がおすすめです。ファイルにホッチキスで止めた書類をいくつも入れると、針の部分だけ厚みが出てしまいます。パンチで穴を開ける書類などは、ホッチキス止めせずに、クリップや針のないホッチキスなどでまとめておきましょう。

書類の整理にはクリアファイルが便利ですが、クリアファイルを収納するための収納ホルダーは、100均でも販売されています。下記の記事で、ダイソーやキャンドゥなどの収納ホルダーを紹介していますので、併せてご覧ください。

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ホッチキスの位置はビジネスマナーを守りましょう

商談

ホッチキスのビジネスマナーは、書類の見やすさ・めくりやすさが大切です。基本の位置や角度を参考にして、社内ルールや資料を見る場所などにも配慮した、位置や角度に変えることも必要です。資料を見る方の気持ちになって、使いやすい書類を作成しましょう。

仕事をする上では、ビジネスマナーがたくさんあります。下記の厳封についての記事では、封筒を閉じる方法の他に、ビジネスマナーが学べる書籍を紹介しています。1年目の方に向けた書籍から、さすがと言われる完全版まで紹介されていますので、是非参考にしてください。

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