経緯報告書とは？フォーマットや社内と社外の書き方文例も

経緯報告書とは？目的や必要になる時は？

経緯報告書とは？目的や必要になる時①案件の進行状況の報告

経緯報告書とは？目的や必要になる時として、まず一つ目にご紹介するのが「案件の進行状況」などの報告です。経緯報告書により、現在進行している案件や仕事の内容について、なるべく具体的にどの程度まで進んでいるのか、についてを報告するのが目的となります。

つまり途中経過を報告するために作成されるのが「経緯報告書」である、と言えるでしょう。重要な案件であるほど、途中経過の報告書を求められることも多いでしょう。定期的に進み具合を報告し、事実をありのままにそしてなるべく具体的に記すことによって、上司のこれからの行動も決まってくるのでしょう。

経緯報告書とは？目的や必要になる時②問題発生時の経緯報告

経緯報告書とは？目的や必要になる時の二つ目に挙げられるのが「問題発生時の経緯報告」です。経緯報告書とは物事や案件の進行具合以外にも、何かトラブルや問題を起こしてしまった、トラブルが起こってしまったことへの経緯を報告するものでもあるのです。つまり「なぜそうなってしまったのか」そのいきさつを報告します。

案件の途中でトラブルに巻き込まれてしまったり、問題を起こしてしまった時などにも「経緯報告書」が重要となってくるのです。また、会社内で働いている人以外にも、トラックの運転手など外へ出て働いているような人であっても経緯報告書が必要となる場合があります。

接触事故などを起こしてしまった場合も「社内での経緯報告書」となるのです。会社に対して何かデメリットになるような問題を起こしてしまったことの「経緯」を報告するために作成されます。

経緯報告書とは？目的や必要になる時③取引先など社外へ提出する目的

経緯報告書とは？目的や必要になる時として、三つ目に挙げられるのが「社外」への経緯報告書です。取引先や大切な打ち合わせなどにおいて、何かトラブルに巻き込まれたり相手方に迷惑をかけてしまった時などにもこの「経緯報告書」を提出することがあるのです。

仕事上、問題ごとやトラブルというのは人間ですから避けられないことでもあるでしょう。一度は誰だって経験したことがあるかもしれません。そういった経緯を社内だけではなく、取引先など社外へ報告のために提出することだってあるのです。どう言った経緯で問題が起こったのかを報告することでそうならないようにできます。

同じことをくりかえさないためとして、対策の一つにもなりますから、終わったことの報告なんて…とは思わずしっかりと行う必要があるのでしょう。経緯報告書はそういった大切な役割もあるのですよ。

経緯報告書の書き方文例【社内】

経緯報告書の書き方社内向け文例①時系列をたどって記す

経緯報告書の書き方社内向け文例として、まず一つ目にご紹介するのが「時系列」にそって具体的に経緯報告書を作成する方法です。案件の経緯報告書を書く際には、やはり時系列をしっかりとたどりながら内容を記していく方が一般的でありますし、上司にとってもわかりやすいでしょう。

文例を具体的に見ていきましょう。「〇月〇日、〇〇部より〇〇に関する経緯報告書　〇月〇日から進めております〇〇について〇日時点でこの程度まで進行しております。〇日までには〇〇まで進展すると見込んでおります。状況とその経緯をご報告いたします。」日付など具体的に記すようにしましょう。

経緯報告書の書き方社内向け文例②トラブルに至るまでの経緯

経緯報告書の書き方社内向け文例として、次に二つ目として挙げられるのが「トラブルに至るまで」の経緯報告です。この場合は、問題を起こしてしまった経緯をしっかりと述べる必要があるのです。表題には「〇〇に関する経緯報告書」というように具体的な表題を記すように心がけてください。

経緯報告書を見た時、すぐにわかるようなものである方が好ましいでしょう。本文の文例や書き方の具体例は「〇〇といった問題点について以下の通り報告いたします。〇月〇日、私の〇〇によって問題につながりました。〇〇氏と進展のため△△といった作業をしておりましたが、〇〇をしたために〇〇につながりました。」

具体的にどういった人と、何を行っていたのかを明記しましょう。そして文例の最後には「以後こういったことのないように〇〇に努めてまいります。」など、改善させる具体策などを述べておくと、同じ過ちが繰り返されないことを示すことが出来るので重要なことです。

経緯報告書の書き方社内向け文例③結論から記す方法

経緯報告書の書き方社内向け文例として三つ目にご紹介するのが「結論から記す」という方法です。経緯報告書でも、時系列ではなくまず何を起こしてしまったのか、という「結論」から記す方法もあります。問題が起こってしまった日付などをしっかりと明記させる目的があるので、結論から記すのもよくある文例や書き方です。

書き方の文例としては「〇〇についての経緯報告書　〇月〇日わたくしの〇〇の行動により、こういったミスや問題が起こってしまいました。経緯をご報告いたします。」このように、経緯報告書の文頭に自分が起こしてしまったミスがどうして起こったのかを記しておくのです。

これにより、具体的になぜミスやトラブルが起こったのかがまずわかるようになるのです。結論から述べるのも上司がどうしてそのトラブルが起こったのかがまずわかるので、大切な書き方でもあるようです。時系列で下記するするのも需要ですが端的にわかりやすいので結論からまず書き記すのも重要です。

経緯報告書の書き方文例【社外】

経緯報告書の書き方社外向け文例①謝罪からまずは始める

経緯報告書の書き方社外向け文例の一つ目は「謝罪からまず始める」ことでしょう。社外に向けて書く経緯報告書はかなり重要です。大切な取引先など、問題をなるべく起こしてはいけない相手出るならばなおのことしっかりと書かなければ、今後の関係性にすら問題が起こる可能性だって捨てきれないでしょう。

なるべく社内向けの物よりも丁寧で具体的な表現を行うように心がけるのです。書き方や文例はまず「〇〇株式会社　御中　〇〇様」と記しましょう。「〇月〇日、〇〇といった問題について心よりお詫び申し上げます。△△が原因であると判明いたしました。」状況や原因、それまでの経緯を具体的な内容を記しておきましょう。

大切なのは謝罪の気持ちでしょう。まず文頭に、こちらに非があったことをしっかりと記しておくのが重要となります。「この度は弊社の〇〇についてご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ありませんでした。」など丁寧な謝罪の気持ちを述べるのです。迷惑をかけてしまったことを、自覚していると伝える目的でもあるのです。

経緯報告書の書き方社外向け文例②今後の対応と対策

経緯報告書の書き方社外向け文例として、二つ目に挙げられるのが「今後の対応と対策」でしょう。トラブルが起こったことによって、これから自分たちがどういった行動をとっておくのか、をしっかりと示す必要があるでしょう。それにより今後、大切な取引相手との信頼回復にもつながります。

問題を起こしてしまった原因と、そしてその経緯を記したのちにではその後どうしていくのかを記さなくては、同じことを繰り返してしまうかもしれません。もう二度と同じことを起こさないのだ、という意思表示のためにもしっかりと対応と対策を経緯報告書に書き入れるのが重要なことなのです。

書き方や文例についても見ていきましょう。「〇〇トラブルに関する経緯報告書」と、まず文題を書きます。「〇月〇日に発生したしましたトラブルに関しまして、△△が原因であると判明いたしました。（具体的な経緯を書き記す）今後の対応としましては〇〇に努めていく所存です。ご迷惑をおかけしまして申し訳ありません。」

経緯報告書の書き方社外向け文例③客観視したもののみを報告

経緯報告書の書き方社外向け文例として三つ目に挙げられるのが「客観視したもの」のみを報告することです。経緯報告書については、感情的な内容を書き入れてしまいますと、途端に「言い訳」のように感じられてしますのです。自分の主観的な考えは、経緯報告書には好ましくありません。

感情を入れてしまうと、報告書というよりも感想文に近くなってしまうのです。そうなると、本来の目的とはかけ離れてしまいますから、文例としては「なぜそうなってしまったのか」をしっかりと書き記すのが重要であると言えるでしょう。なるべく客観的に、問題をとらえて記しましょう。

経緯報告書と似ているのが「始末書」ですよね。こちらは完全に経緯を報告するというよりも業務中におけるミスについて、内容を記しつつ改善点などを書かなくてならないもののことを指しています。以下の記事では、始末書のテンプレートについて詳しくまとめられています。是非そちらもあわせて参考にしてみてください。

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経緯報告書のテンプレートやフォーマット①時刻や場所を明確にする

経緯報告書のテンプレートやフォーマットとして、まず一つ目にご紹介するのが「時刻や場所を明確」に示すことです。テンプレートとしては「平素より格別のご高配を賜り、誠に有難うございます。この度〇月〇日に発生いたしました問題の経緯につきまして詳細をいかにご報告いたします。」

社外でも社内でも重要な事柄です。内容には「発生日時（時系列）」「発生場所（時系列）」「案件の内容（時系列）」「経緯」「現状」をつづりましょう。なるべく現状には今後の対策などにも触れておくとなお良いでしょう。

経緯報告書のテンプレートやフォーマット②どこまでが経緯か明確に

経緯報告書のテンプレートやフォーマットの二つ目は「どこまでが経緯なのか」明確にわかるようにします。「○○の件について、下記の通り報告いたします。」としっかりここからが経緯です、とわかるように示しておきましょう。社外でも社内でも重要です。

経緯報告書以外にも、ビジネスシーンにおいてはメールや書類などややこしいと感じてしまうものがたくさんありますよね。以下の記事では、上司や目上の人に対するビジネスメールの書き方についてまとめられています。是非そちらの記事も合わせてご参考にされてみてはいかがでしょうか。

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同じことを繰り返さないためにしっかりと具体的に経緯報告書を書こう

いかがでしたでしょうか。今回はいビジネスにおける「経緯報告書」についてどう言った目的で作られるものなのか、テンプレートやフォーマットを具体的にまとめてきました。経緯報告書とは、物事の進行状況だけではなく同じトラブルを繰り返さないためにも大切なものなのです。

また、大事な案件であるならばなおさらしっかりと情報の共有や進行状況の確認をしておかなくてはなりません。思いもよらないトラブルを回避させるためにもしっかりと経緯報告書は作成する必要があるのでしょう。また作成する際には何度も述べていますように感情的な表現やあいまいな表現は避けて具体的に書き綴りましょう。

社会人において、書類というものは常日頃から付きまとってくるものですよね。以下の記事では、研修レポートのサンプルや新人研修の報告書など書き方について詳しくまとめられています。看護師の例文などにも触れていますので、是非そちらの記事も合わせてご参考にされてみてはいかがでしょうか。

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