内定式案内への返信メールの例文6選！マナーに注意して失礼の無いよう返事しよう！

あなたは、正しい内定式案内への返信メールの書き方を知っていますか？この記事では、具体的な例文を交えながら、その書き方について解説していきます。合わせて、返信メールを書く際のマナーについてもご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

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1 内定式案内への返信メールの冒頭の流れとは？
2 【出席】内定式案内への返信メールの例文3選！
3 【欠席】内定式案内への返信メールの例文3選！
4 内定式案内への返信メールの書き方のマナーとは？
5 内定式案内への返信メールを書く際の注意点とは？
6 内定式案内への返信メールの内容は入社後にどんな影響がある？
7 上手い内定式案内への返信メールを書こう！

内定式案内への返信メールの冒頭の流れとは？

宛名から始めよう

内定式への出欠席を伝える返信メールでは、まず宛名から記載するようにします。自分の内定先ですので、内定先の会社の正式名称はすでに分かっている方は多いと思います。しかし内定式を取り仕切る担当の部署名と、担当者については、内定式の案内を受け取ったメールをきちんと確認し、正確なものを書くようにしましょう。

内定式案内への返信メールの宛名

・○○株式会社
・○○部
・○○様

自分の名前と所属を明らかにしよう

次に、自分の名前をしっかり記載して自分が誰か名乗るようにしましょう。その前に、「大変お世話になります。」と添えた上で、卒業予定の大学名と学部・学科を書き添えるとより親切です。出欠に関する返信メール内の自己紹介部分は、メール本文内の最初の印象を与える大事な部分です。ぜひ丁寧に書いてみてください。

内定式案内への返信メールの例文・自己紹介

・お世話になっております。
・○○大学○○学部○○学科の○○です。

【出席】内定式案内への返信メールの例文3選！

①感謝の気持ち

自己紹介後は、相手側も忙しい中、自分宛てに内定式の案内を送ってくれたことに対する感謝の意を述べる例文を明記します。感謝を表す例文には色んな種類のものがありますが、出欠を告げる返信メールの中では、特段捻った内容にする必要はありません。すっきりとした、簡潔な例文を活用して聡明な印象を与えてみてください。

内定式案内への返信メールの例文・感謝の気持ち

・この度は、内定式のご案内を頂きまして、誠にありがとうございます。

②出席の旨

出欠を知らせる返信メールの主題である、出席の旨を伝える部分もとても大事です。できるだけ簡潔に、「私は今回、案内を頂いた内定式に出席できます。」という内容の旨を伝える例文を活用してみてください。できるだけ丁寧な表現で、謙虚さを忘れない表現を心がけると、相手への印象も良いものにすることができるでしょう。

内定式案内への返信メールの例文・出席の旨

・是非、出席させて頂きたいと思います。
・当日、お会いできるのを楽しみにしております。

③結びと署名

出席を伝える返信メールでは、最後に結びの言葉と署名を持ってきましょう。メールを結ぶ言葉には沢山のものが存在しますが、学生らしく、シンプルで端的なものを活用するのが無難です。相手への感謝や敬意の気持ちをしっかり込めて、丁寧な文面で結ぶようにしてください。自分のフルネームで署名もしっかりしましょう。

内定式案内への返信メールの例文・結びと署名

・何卒よろしくお願いいたします。
・署名（自分のフルネームを記載）

【欠席】内定式案内への返信メールの例文3選！

①欠席の旨

本メールの主題でもある、欠席の旨を伝えます。出席の旨を伝える例文とは異なり、欠席の場合はこの部分にいくらか工夫が必要です。基本的には、案内への感謝から「なぜ欠席しなければいけないのか？」という理由を端的に添えるのが基本の形です。「どうしても」という書き方をすると相手にも気持ちが伝わります。

内定式案内への返信メールの例文・欠席の旨

・この度は、内定式のご案内を頂きまして、誠にありがとうございます。
・誠に失礼とは存じますが、当日は○○があるため、どうしても出席することができません。

②欠席フォローの内容

欠席の旨を伝える例文の場合、それを伝えた後にそれをフォローする内容を盛り込むと効果的です。出欠の確認が必要なイベントで、自分では行きたい気持ちはあるけど、やむを得ない事情で欠席をしなければならない、というのは良くあることです。

しかし、それをそのまま伝えるだけでは、自分の印象を悪くすることにも繋がりかねません。できれば、自分が入社式を欠席することをカバーできるような、代案をこちらから提案できると良いでしょう。ぜひ色んな可能性を考えて、相手にそれを提案してみましょう。

内定式案内への返信メールの例文・欠席フォローの内容

・もし、入社までに何らかの他の機会やイベントなどがございましたら、是非参加させていただきたく思います。

③結びと署名

最後は、結びの言葉とフルネームの署名で締めましょう。今回は欠席を伝える内容ですのが、こちら側の申し訳ないという気持ちを前面に押し出した形にすると、相手にも気持ちが伝わります。しかし、何度もそれを書くとしつこい印象になりますので、端的な表現を用いてそれを表現するように心がけてみましょう。

内定式案内への返信メールの例文・結びと署名

・以上、誠に申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。
・署名（自分のフルネームを記載）

内定式案内への返信メールの書き方のマナーとは？

①分かりやすい件名にする

分かりやすい件名にする、というのは内定式案内への返信メールの書き方のマナーの1つです。具体的には、件名にも自分の所属大学、氏名、出欠を書いて、担当者が数多く受け取るであろうメールの中でも、見つけてもらいやすくする工夫をします。

また、返信メールとして返事をする際は、敢えて件名の「Re:」を消すことはしないのがマナーです。相手も、この表示があるからこそ、「自分のメールに返事をする内容なのだな」と瞬時に分かるからです。このマナーは、入社後のビジネスでも生きてくるものですので、ぜひこのタイミングで覚えておきましょう。

②宛名と自分の名前を必ず明記

出欠を知らせる返信メールの本文に、宛名と自分の名前を必ず明記する、というのもマナーです。まずは相手の正式な宛名を丁寧に記載しましょう。相手側は全内定者の名前やメールアドレスをすでに登録し、管理している可能性も高いですが、やはり念のため、本文でも自分の名前と所属を明らかにした方が無難です。

この書き方は、入社してからも、社内で自分の顔と名前を覚えてもらえるまでは続けましょう。段々と業務に慣れてきて、社内でも頭角を表せるようになったら、いちいちフルネームや所属を書く必要はなくなります。それまでは少し手間がかかりますが、特に入社前は丁寧さを心がけ、相手への印象を優先させるのが賢明です。

③お礼と出欠の知らせをセットで

お礼と出欠の知らせをセットで書くのがマナーです。メールや手紙の書き方として、まずは「相手に感謝をする」ことから始めると、たとえその内容がネガティブなものであったとしても、相手にそこまで悪い印象を与えずに済みます。

特に出欠を知らせる返信メールで欠席を告げる場合は、必ずこの感謝の言葉から入るのを忘れないようにします。この書き方を守ることにより、自分の相手に与える印象もいくらかコントロールできることになりますので、ぜひ覚えておきましょう。

内定式案内への返信メールを書く際の注意点とは？

①内定式直前での返信は避ける

内定式直前でのメールの返信は避けましょう。緊急事態の場合を除き、基本的にはできれば数週間前までには相手に出欠の返信をします。これは、その回答が出席・欠席いづれの場合も同様です。あまりに遅れた返事をすると、相手の式への準備にも影響が出てしまいます。返信時期にも十分注意するようにしてください。

②営業時間外の返信には注意

営業時間外の返信にも注意してください。メールは、基本的に24時間送信・受信が可能です。しかし、マナーとして相手の営業時間外にメールを送るのは失礼だと考える企業もまだまだ多いのが現状です。やむを得ない場合を除いて、返信時間にも注意を払うようにしましょう。早くからビジネスマナーに慣れておくと良いですね。