【マナー大丈夫？】初めての相手に送るビジネスメールの注意点＆例文19選！

【件名】初めての相手に送るビジネスメールの注意点5選！例文も

①会社名と名前を件名に入れる

初めての相手にビジネスメールを送る際は、件名に自分の会社名や名前を入れましょう。ビジネスマンは1日に何件ものメールを確認することになります。どこの誰がどんな目的で送ってきたのかわからないメールは、後回しにされてしまいます。最悪の場合、開いてもらえない危険性もありますよ。

件名に自分の会社や名前を入れることで、見てもらえる確率がグッとアップします。せっかく書いた文面を取引先に見てもらえない…という事態にならないためにも、このマナーは徹底してくださいね。

②記号を使う

ビジネスメールの件名には、記号を使うと良いと言われています。カッコなどの記号を件名に使うことで、目に入りやすくなります。メールの内容をカッコに入れたり、会社や名前をカッコで閉じることにより、すぐに見てもらえる確率が高まりますよ。

カッコなどの記号は、強調したい部分にのみ使うようにしてください。また何種類も記号を使わないようにしましょう。件名に使うのは1種類ほどにとどめておいてくださいね。

③急を要する表現は避ける

初めてのビジネスメールに件名を書く時には、急を要する表現は避けてください。【緊急のお願い】【重要なご連絡】など、大げさな表現は取引先に悪印象となります。相手からの信頼も無くしてしまうでしょう。文章でやり取りを行うからこそ、言葉の表現には十分な注意が必要です。

④「はじめまして」は入れない

ビジネスメールの件名には「はじめまして」という文章を入れないようにしてください。「初めての相手だから」と思う方もいるでしょう。しかし「はじめまして」という件名は、スパムメールに多い表現なのです。そのため「迷惑メールだ」と勘違いされ、メールを開いてもらえない危険性があります。

⑤件名なしはマナー違反

ビジネスメールにおいて、件名なしでメールを送るのはマナー違反です。初めての相手へのビジネスメールに限ったことではなく、どんな場面でも同様です。取引先や社内の相手でも、必ず件名はつけるようにしてくださいね。

【宛名】初めての相手に送るビジネスメールの注意点4選！例文も

①相手の名前と社名を記載する

初めての取引先にビジネスメールを送る時の宛名には、まず相手の会社名や名前を記載してください。会社名は正式名称を抑え、正確に書きましょう。相手が所属している部署や役職などはわかる範囲で書いてください。会社名を書く際、後株（〇〇株式会社）なのか、前株（株式会社〇〇）なのかの確認は、欠かさず行いましょう。

もし取引先の個人名がわからない場合は、会社名や部署名を書いたあとに「御中」をつけてください。個人名が分かっている場合には「様」をつけましょう。「御中」と「様」は宛名被りになってしまうためマナー違反です。注意してくださいね。

②記載の順番に注意する

相手の社名や役職名などを書く場合は、宛名記載の順番に注意しましょう。宛名は「会社名・部署名・役職名・名前」の順番が基本です。この順番が入れ違ってしまうと、「ビジネスマナーがなっていない」として相手に不信感を与えてしまいます。順番には十分気を付けましょう。

③宛名はフルネームで書く

相手の名前が分かっているのであれば、フルネームで記載することが望ましいでしょう。フルネームの方がより丁寧な印象になります。初めてメールを送るような間柄の方には、フルネームの方が無難ですよ。また個人名の後ろには「様」を付けるのが基本です。「殿」という表現は目上の人にはふさわしくないので注意しましょう。

④複数に送る場合は順序に注意する

複数の相手にメールを送る際は、役職が高い人から羅列して書いていきましょう。横並び・縦並びなどの決まりはありませんので、書きやすいレイアウトでOKです。また4名以上の相手にメールを送る時は、文面に「御中」をつけるのが無難です。

【書き出し】初めての相手に送るビジネスメールの注意点3選！例文も

①軽い挨拶文を入れる

初めての相手にビジネスメールを送る際は、書き出しの文面に軽い挨拶を入れるようにしましょう。挨拶文なしにいきなり要件を伝えたり、自己紹介を行うのはマナー違反ですよ。相手に好印象を与えるためにも挨拶文はキチンと取り入れましょう。

②送る相手によって書き出しを変える

書き出しの挨拶文は、送る相手によって変えると良いでしょう。例えば社内の同僚や部下などには「はじめまして」でOKです。少々カジュアルな言葉遣いになるため、上司や取引先相手には向きません。おすすめなのは「初めてご連絡させて頂きます」「当然のメールを失礼致します」などです。

丁寧な表現なので、どんな相手からも好印象を持ってもらえるでしょう。何かの営業等で取引先にいきなりメールを送る際は、「突然メールを送ってしまって申し訳ない」という気持ちを込めたフレーズがおすすめです。是非例文を参考に、書き出し挨拶を考えてみてください。

例文

• ・初めてご連絡を差し上げます。
• ・突然のご連絡、失礼致します。
• ・メールでご挨拶申し上げる無礼をお許しください。

③「お世話になっております」は使用不可

書き出し挨拶の定番フレーズである「お世話になっております」という文面は、初めて送る相手へのメールには使用することができません。初めてメールを送る相手は、今まで取引したことがない人や面識のない人ですよね。そのため初めてメールを出す相手への書き出しとしては不向きなのです。

ただし、上司や同僚などから仕事を引き継ぎした場合や、会社ぐるみで関係を持っている場合であれば、例外的に「お世話になっております」という文面が使用できます。自分の状況に合わせて書き出しを考えてみましょう。

【自己紹介】初めての相手に送るビジネスメールの注意点3選！例文も

①自分の社名や部署を書く

書き出しの挨拶を書き終えた後は、自己紹介を文面に書きましょう。自分自身の情報を相手に送ることにより、取引先からの信頼を得ることができると言われていますよ。自分自信の会社名や所属している部署、フルネームを正式名称で記載しましょう。簡略化するのはマナー違反なので注意してくださいね。

②プライベートのことは書かない

自己紹介と言っても、プライベートのことは書かないようにしてください。ビジネスメールにおいては、仕事に関わることのみ自己紹介する、というのが基本です。「好きなものは〇〇です」「趣味は△△です」などの情報は、メールの文面をわかりにくくしてしまうでしょう。自己紹介では省くようにしてください。

③メールを送った経緯を書く

自己紹介の文面では、メールを送るに至った経緯を書くといいでしょう。「〇〇様より紹介して頂きました」「名刺交換をさせて頂きました」という自己紹介を取り入れることにより、相手にあなたのことがしっかり伝わります。また理由を伝えることにより、取引先を安心させられますよ。是非自己紹介の際に取り入れてください。

【結び】初めての相手に送るビジネスメールの注意点4選！例文も

①締めの挨拶を送る

ビジネスメールにおいては、結びの挨拶を述べるのがマナーです。取引先はもちろん、社内の人間へのメールにも結びの挨拶は入れておきましょう。今後につなげる文面や、連絡したことに対する報告のような文面にするのが基本ですよ。以下の例文を参考にしてみてください。

結びの挨拶

• ・今後とも、どうかよろしくお願い申し上げます。
• ・取り急ぎメールにてご連絡致します。
• ・略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。

②気遣いをする一文を送る

結びの挨拶では、相手を気遣うような一文を添えると良いでしょう。メールを読んでもらったことに対するお礼や、取引先の会社の発展を祈るような文面を添えてみてください。また何か相手に依頼をする際は、依頼をしたことに対する謝罪を込めると良いでしょう。

相手を気遣う一文

• ・今後ともお体をご自愛くださいませ。
• ・ますますのご発展を心よりお祈りしております。
• ・急な依頼となり恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。

③冒頭の挨拶との格を合わせる

結びの挨拶は、メールの冒頭の文面で述べた挨拶と格を合わせることが大切です。例えば「初めてメールを差し上げております」から始めた場合は「今後とも宜しくお願いします」と締めます。「メールでご挨拶する無礼をお許しください」から始めたのなら「今後ともご高配を賜りたくお願い申し上げます」などがおすすめです。

また、書き出しと締めくくりで挨拶の表現が重ならないよう注意することも大切ですよ。結びまで気を抜かず、マナーにそってメールを書きましょう。

④相手を急かす文面は送らない

メールを送るのが初めての相手の場合は、相手を急がせるような文面は送らないのがマナーです。「〇〇までに返信をお願いします」など、取引先の都合を考えない文章は、相手の信頼を失う原因になります。急ぎの依頼があっても、期限を設けたり返事を急がせたりということはないようにしてくださいね。

初めての相手にメールを送る際のマナーや注意点を抑えましょう！

初めての相手にビジネスメールを送る際には、さまざまなマナーや注意点に配慮しなくてはいけません。マナー違反を犯してしまった場合、相手の信頼を失ってしまうでしょう。今回紹介したマナーや注意点を参考にして、ビジネスメールを完成させてくださいね。

またこちらに、ビジネスメールの返信の例文やマナーが紹介されている記事を載せておきます。返信数や返信時の件名に関する注意点がまとめられていますよ。ビジネスメールの返信に不安がある方は、是非こちらの記事にも目を通してみてくださいね。

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