【早く覚えたい】効率の良い仕事の覚え方19選！転職や新卒で周りに差をつけるには？

転職や新卒で新しく仕事を始める方、周りに差をつけたいと思っていませんか？仕事を早く覚えるにはコツがあります。今回は、効率の良い仕事の覚え方をご紹介します。仕事がなかなか覚えられないと困っている方も、是非参考にしてください。

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1 業務内容｜効率の良い仕事の覚え方4選
2 仕事への姿勢｜効率の良い仕事の覚え方6選
3 メモの取り方｜効率の良い仕事の覚え方6選
4 質問の仕方｜効率の良い仕事の覚え方3選
5 仕事の覚え方が遅い人の特徴とは？
6 効率の良い覚え方のコツで仕事を身に付けよう

業務内容｜効率の良い仕事の覚え方4選

①仕事の流れを線で捉える

効率良く仕事を覚えるためには、全体の流れを把握することが大切です。仕事は多くの人が関わっているため、自分の担当する業務が次の担当の方へとつながります。新入社員や転職などで新しい仕事をする場合には、自分の業務がどのようにつながるのかという関連性を意識して、仕事全体を線で捉えるようにしましょう。

全体の流れが把握できると、自分が担当した業務の目的や、やるべきことへの理解が深まります。仕事の流れを意識していくことで、次に自分がやるべきことが思い出しやすくなり、効率の良い仕事の覚え方ができるようになります。

②わからないことは最初の段階で解決する

仕事で説明や指示を受けた時に、理解できなかったことは最初の段階で解決しましょう。新入社員や転職したばかりはわからないことがたくさんあります。わからないまま仕事を進めてしまうと、ミスをしてかえって周りに迷惑をかける可能性もあるため、わからないことは最初の段階で必ずクリアにしてから進めましょう。

③優先順位をつける

仕事には優先順位があります。重要な案件とそうでない案件、緊急性があるものと緊急でないものなどに分けると、4つに分けられます。重要で緊急性があるものからやるようにすると、効率良く早く仕事ができるようになり、覚えることも早くなります。

仕事の効率を良くするために優先順位をつけるには、タスクを利用するのも良い方法です。下記の記事で、タスクの意味や使い方、管理のコツなどが紹介されています。優先順位をつけて要領の良い仕事をするために、併せてご覧ください。

④業界の知識を身に付ける

仕事を効率よく覚えるためには、その業界の知識を身に付けることも早く覚えるコツになります。新入社員や転職したばかりの時は、知識が少なく覚えることが難しく感じます。しかし本や新聞、先輩や上司などからも積極的に情報を収集して、知識を身に付けると仕事の内容も早く覚えられるようになります。

仕事への姿勢｜効率の良い仕事の覚え方6選

①楽しさを探す

仕事への意識を変えることも、早く仕事を覚えるコツです。苦手意識のあるものは覚えるのも遅くなりますが、好きなものは覚えるのが早いものです。業務の中で知識が増えていき、わかることが増えると楽しさにもつながります。

②自ら行動する

仕事は手が空いている時は、次の指示を待たずに自分から次の業務を聞きに行きましょう。積極的な姿勢を心掛けることで、仕事の内容を覚えるスピードを上げるだけではなく、周りからも好印象を得られます。自ら行動することで、仕事をしやすい環境づくりにもなります。

③良い点を見習う

新入社員や転職したばかりの時は、先輩方の良い点を見習うことも仕事を効率良く覚えるコツです。周りにいる先輩方を観察して、良いところを取り入れるようにしていくと、知識や技術を得て要領がよくなります。日頃からよく観察して、自分も良いと思う点は真似してやってみましょう。

④覚える期限を設定する

効率よく仕事を覚えるためには、覚える期限を設定するのもおすすめです。与えられた業務に期限を付けて覚えるようにすると、集中力が高まります。モチベーションがなかなか上がらないタイプの方には、有効な方法です。

⑤復習をする

仕事で教わった内容やおこなった業務など、復習するようにすると仕事を覚えるのが早くなります。その日に覚えた内容をきちんと記憶するためには、復習をして脳に定着させることが必要になります。仕事を振り返って、手帳や日記に書き込むのもおすすめです。

⑥ミスを恐れない

新入社員や転職したばかりの時に、仕事をノーミスでおこなうのは至難の業です。最初のうちは失敗することを恐れずに、積極的にチャレンジするようにしましょう。ミスをマイナスと捉えず、そこから要領を学び次の機会に活かしましょう。

メモの取り方｜効率の良い仕事の覚え方6選

①筆記用具を常備

新入社員や転職したばかりの時には、筆記用具を準備しておくことも大切です。指示されたことや教えてもらったことを、忘れないうちにメモしましょう。メモ帳のサイズや使用するペンは、自分が使いやすいものを選ぶのがおすすめです。

②要点を押さえて書く

仕事で教わったことは、要点を押さえて書くことも効率よく覚えるコツになります。相手の話すことをすべて書き留めるわけではなく、要点だけをメモするようにします。後から見返した時に、その時の話が思い出せるようなキーワードを入れると良いでしょう。

③些細な事柄でもメモをする

仕事で指示されたことは、些細な事柄でもメモを取るのが効率良く覚えるコツです。これくらいは覚えておけるだろうという些細な事柄程、忘れやすいものです。うっかりミスなどをなくためにも、指示された事柄は必ずメモをするように習慣付けましょう。

④5W1Hを意識する

ビジネスでは基本の5W1Hを意識してメモを取ると分かりやすく、要領よく仕事が覚えられます。5W1Hとは、When・Where・Who・What・Why・Howを表しています。この5W1Hを意識したメモは、業務内容が覚えやすくなることや、文書を作成する時にも役立つ書き方です。

5W1Hとは

・When：いつ
・Where：どこで
・Who：誰が
・What：何を
・Why：何故
・How：どのように

⑤自分に合った書き方を見つける

メモは自分に合った書き方を見つけるのも、仕事を早く覚えるコツになります。自分で書いたメモをより分かりやすくするために、後で書き足すための余白を作ったり、要件によってペンの色を変えたり、メモしたことに自分の考えたことを付け加えたりして、自分に合った書き方を見つけましょう。

⑥オリジナルのマニュアルを作る

自分でまとめたメモでオリジナルのマニュアルを作ると、要領よく覚えられます。業務の流れやオフィス機器の操作方法などが、なかなか覚えられないことは、自分でメモしたものをまとめてマニュアル化しましょう。メモをまとめ直すと理解が深まり、過去の経験を振り返って、ミスの再発防止になります。

質問の仕方｜効率の良い仕事の覚え方3選

①結論から質問する

上司などに質問をする時には、聞きたい内容の結論から質問しましょう。ビジネスシーンでは疑問に思った時に、状況を最初から説明するのではなく、結論から伝えるのが基本になります。「～の手順についてお伺いしたいのですが」など、端的に質問して仕事の効率を上げましょう。

②重要なことはオウム返し話法を使用

効率よく仕事を覚えるためには、オウム返し話法を使用するのも効果的です。相手の言った言葉を繰り返す話法で、適切に使用すると相手に好感を持たれやすく、聞き取りミスの防止にもつながります。ただし多用すると、理解できていないと思われる可能性があります。重要な内容を確認したい時に使いましょう。

③クローズドクエスチョンで疑問を解決する

質問の仕方にはオープンクエスチョンとクローズドクエスチョンがあり、ビジネスではYes/Noで回答できるクローズドクエスチョンで質問しましょう。新入社員の時には業務内容で分からないことを質問する場面が多くなりますが、相手が自由な回答ができるオープンクエスチョンよりもクローズドクエスチョンが効率的です。

効率が良い仕事の覚え方ができる人は、要領も良く、仕事も早く終わらせられます。下記の記事で、要領のいい人の特徴や良くなる方法などが紹介されていますので、仕事の要領を良くしたい方は併せてご覧ください。